Guides og videoer til ZYNK CRM

KOM GODT I GANG MED ZYNK

Formål
Denne guide giver dig et hurtigt overblik over den normale arbejdsgang i ZYNK – fra du finder en mulig kunde, til du følger salget og sender faktura. Du behøver ikke bruge alle funktioner på én gang.

1. Start med dit overblik
Log ind i ZYNK og brug menuen til venstre til at gå til det område, du skal arbejde med. Du kan altid vende tilbage til Dashboard for at få overblik over dagens arbejde.

2. Find eller opret en virksomhed
Har du allerede virksomheden i ZYNK, åbner du den fra Leads eller Kunder. Skal du finde nye virksomheder, bruger du Company Finder. Du kan også oprette en virksomhed manuelt.

3. Åbn kundekortet
Kundekortet samler arbejdet med virksomheden. Her kan du se og arbejde med kontaktoplysninger, historik, opgaver, møder, salg og dokumenter.

4. Ring direkte fra ZYNK
Når telefoni er klar for firmaet, åbner du kundekortet og klikker Ring til kunden. ZYNKs egen dialer åbner i browseren, så du ikke skal åbne et andet telefoniprogram. Efter samtalen registreres opkaldet på kunden, og du kan skrive et kort notat med det samme.

5. Aftal næste skridt
Efter kontakten registrerer du det næste, der skal ske. Det kan for eksempel være et genopkald, en opgave eller et møde. På den måde bliver opfølgningen liggende i ZYNK i stedet for på en seddel eller i hukommelsen.

6. Book og gennemfør mødet
Når kunden ønsker et møde, booker du det i ZYNK og knytter det til virksomheden. Kalender og mødepulje bruges til at holde styr på tidspunkt og mødeafholder. Efter mødet kan resultatet registreres på sagen.

7. Opret en salgsmulighed
Når der er en reel salgsmulighed, opretter du den i Pipeline. Her følger du salget gennem de relevante trin og holder næste aktivitet og forventet resultat opdateret.

8. Tilbud, ordre og faktura
Når kunden skal have et tilbud, opretter du det fra ZYNK. Et accepteret tilbud kan føres videre til ordre, og når der skal faktureres, opretter og sender du fakturaen fra ZYNK.

9. Brug opgaver og opfølgning
Brug Opgaver, Kalender og næste kontakt til at holde styr på det, der skal ske. Målet er, at ZYNK fortæller dig, hvad du skal følge op på, i stedet for at du selv skal huske det.

10. Brug AI som hjælp
ZYNKs AI-funktioner kan bruges som støtte til blandt andet salgsindsigt, opfølgning og analyse. AI er et hjælpemiddel – de almindelige kunde- og salgsdata i ZYNK er stadig grundlaget for arbejdet.

Når du er færdig
Du behøver ikke kunne hele ZYNK efter denne guide. Brug de øvrige Hjælp & vejledninger, når du skal lære en bestemt funktion trin for trin.

GENNEMFØR ONBOARDING

Formål
Onboarding hjælper firmaadministratoren med at gøre virksomheden klar til at bruge ZYNK. Du kan tage ét trin ad gangen, og ZYNK viser automatisk, hvilke trin der allerede er klar.

1. Åbn Onboarding
Log ind som firmaadministrator og vælg Onboarding i menuen. Øverst kan du se, hvor langt opsætningen er kommet.

2. Udfyld Virksomhed
Klik Åbn trin ved Virksomhed. Udfyld virksomhedens CVR og kontaktoplysninger.

VIGTIGT FOR TELEFONI I PRØVEPERIODEN:
Under Firma & Branding → Virksomhedsoplysninger skal feltet Telefon indeholde virksomhedens eget normale telefonnummer. Det skal være et nummer, virksomheden kan modtage et automatisk verifikationsopkald på.

Gem oplysningerne.

3. Tilføj Branding
Klik Åbn trin ved Branding, hvis virksomheden vil have logo og sin egen visuelle identitet i ZYNK. Branding er valgfrit og kan derfor færdiggøres senere.

4. Kontrollér Brugere
Åbn Brugere og kontrollér, at virksomheden har mindst én aktiv bruger. Opret de medarbejdere, der skal have adgang, og vælg deres roller. Brugertrinnet er obligatorisk.

5. Opsæt E-mail
Klik Åbn trin ved E-mail. Kontrollér afsenderoplysningerne og opsæt SMTP eller den valgte e-mailmetode, hvis det er nødvendigt. Gem e-mailindstillingerne. E-mail er et obligatorisk trin.

6. Send testmail
Gå tilbage til Onboarding. Under Test e-mail står den adresse, testen sendes til. Klik Send testmail. Kontrollér, at mailen faktisk kommer frem. Når testen er sendt korrekt, gemmer ZYNK godkendelsen.

7. Opsæt telefoni

ZYNK opretter den tekniske telefoniopsætning i baggrunden. Du skal ikke selv oprette en konto hos telefonileverandøren.

HVIS VIRKSOMHEDEN ER I GRATIS PRØVEPERIODE

A. Kontrollér nummeret
Gå til Firma & Branding → Virksomhedsoplysninger → Telefon.

Indtast virksomhedens eksisterende telefonnummer i feltet Telefon og gem. Det er dette nummer ZYNK bruger som midlertidigt afsendernummer i prøveperioden.

Du skal ikke indtaste nummeret igen senere. ZYNK bruger automatisk det nummer, der står i feltet Telefon.

B. Start verifikationen
Gå ned til Telefonopkald i prøveperioden og klik Verificér virksomhedsnummer.

Når du klikker på knappen:
- ZYNK viser en 6-cifret kode på skærmen.
- Twilio ringer automatisk til det telefonnummer, der står under Virksomhedsoplysninger → Telefon.

C. Besvar det automatiske opkald
Opkaldet og stemmen er på engelsk.

Besvar opkaldet. Når stemmen beder om koden, indtaster du de 6 cifre, som ZYNK viser på skærmen, direkte på telefonens tastatur.

Du skal altså ikke trykke en særlig tast for at få koden frem. Koden kommer frem i ZYNK, når du klikker Verificér virksomhedsnummer.

D. Vent på bekræftelsen
Når de 6 cifre er accepteret, fortæller stemmen i telefonen, at nummeret er verificeret og klar til brug.

E. Kontrollér i ZYNK
Gå tilbage til ZYNK og klik Kontrollér verifikation.

Når ZYNK viser, at telefonnummeret er verificeret og klar, kan virksomheden ringe direkte fra ZYNK i prøveperioden.

Der købes ikke et særskilt ZYNK-nummer i prøveperioden.

VIGTIGT:
Det eksisterende virksomhedsnummer er kun en prøve-løsning. Det kan ikke fortsætte som virksomhedens permanente afsendernummer, når prøveperioden bliver til et fuldt abonnement.

VED FULDT ABONNEMENT

Virksomheden skal have et permanent ZYNK-hovednummer.

ZYNK håndterer opsætningen, og hovednummeret bliver virksomhedens primære afsendernummer ved opkald fra ZYNK.

Det eksisterende virksomhedsnummer fra prøveperioden fortsætter ikke som den permanente ZYNK-telefoniløsning.

Hvis en nødvendig godkendelse stadig behandles, kan telefoninummeret først aktiveres, når godkendelsen er færdig.

8. Forstå forskellen på prøve og fuldt abonnement

Prøveperiode:
- Dit eksisterende virksomhedsnummer står under Firma & Branding → Virksomhedsoplysninger → Telefon.
- Nummeret verificeres med et automatisk engelsk opkald.
- ZYNK viser en 6-cifret kode.
- Koden indtastes på telefonens tastatur.
- Nummeret bruges midlertidigt til udgående opkald.
- Der er ingen særskilt nummeromkostning for prøve-løsningen.

Fuldt abonnement:
- Virksomheden bruger et permanent ZYNK-hovednummer.
- Det eksisterende virksomhedsnummer fortsætter ikke som den permanente ZYNK-telefoniløsning.

9. Kontrollér AI & transskription
AI & transskription er valgfrit. Hvis de relevante ZYNK-tjenester allerede er aktive, registrerer onboarding det automatisk som klar. Ellers kan opsætningen foretages senere.

10. Se hvad der mangler
Gå tilbage til toppen af Onboarding. Hvert trin viser, om området er klar eller stadig mangler noget. Følg de viste trin i stedet for at gætte.

11. Afslut onboarding
Når de obligatoriske trin er klar, bliver det muligt at markere onboarding som færdig. Derefter kan du gå videre til ZYNK og begynde det normale arbejde.

Hvis du stopper undervejs
Du behøver ikke gøre alt på én gang. De almindelige ZYNK-indstillinger gemmes dér, hvor de normalt hører hjemme, og onboarding læser dem automatisk næste gang siden åbnes.

OPSÆT TELEFONI I ZYNK

Formål
Denne guide viser hele telefoniopsætningen fra start til slut. Du behøver ikke forstå den tekniske telefonileverandør. ZYNK håndterer den tekniske opsætning i baggrunden.

FØRST: ER DU I PRØVEPERIODE ELLER PÅ FULDT ABONNEMENT?

Gratis prøveperiode:
Du bruger dit eksisterende virksomhedsnummer som midlertidigt afsendernummer. Du køber ikke et nyt ZYNK-nummer for at teste telefonien.

Fuldt abonnement:
Virksomheden bruger et permanent ZYNK-hovednummer til opkald fra ZYNK.

VIGTIGT:
Dit eksisterende virksomhedsnummer kan kun bruges som denne midlertidige løsning i prøveperioden. Det kan ikke fortsætte som det permanente afsendernummer, når virksomheden går over på fuldt abonnement.

A. OPSÆT TELEFONI I GRATIS PRØVEPERIODE

1. Gå til Firma & Branding
Åbn Firma & Branding.

2. Find feltet Telefon
Under Virksomhedsoplysninger finder du feltet Telefon.

3. Indtast virksomhedens eget normale telefonnummer
Skriv det eksisterende virksomhedsnummer i feltet Telefon og gem.

Det skal være et nummer, virksomheden kan modtage et automatisk opkald på.

Det er dette nummer, der bliver verificeret og brugt som midlertidigt afsendernummer i prøveperioden.

Du skal ikke indtaste nummeret igen senere. ZYNK henter det automatisk fra feltet Telefon.

4. Find Telefonopkald i prøveperioden
Gå længere ned på Firma & Branding til området Telefonopkald i prøveperioden.

5. Klik Verificér virksomhedsnummer
Klik Verificér virksomhedsnummer.

Nu sker to ting samtidig:
- ZYNK viser en 6-cifret kode på skærmen.
- Twilio ringer automatisk til det telefonnummer, der står under Virksomhedsoplysninger → Telefon.

6. Besvar opkaldet
Det automatiske opkald og stemmen er på engelsk.

Besvar opkaldet.

7. Indtast den 6-cifrede kode
Når stemmen beder om koden, indtaster du de 6 cifre fra ZYNK på telefonens tastatur.

VIGTIGT:
Du skal ikke trykke en særlig tast for at få koden frem.
Koden kommer automatisk frem i ZYNK, når du klikker Verificér virksomhedsnummer.

8. Vent på bekræftelsen i telefonen
Når koden er godkendt, fortæller stemmen i telefonen, at nummeret er verificeret og klar til brug.

9. Klik Kontrollér verifikation i ZYNK
Gå tilbage til ZYNK og klik Kontrollér verifikation.

Når ZYNK viser:
Telefonnummeret er verificeret og klar

er prøve-telefonien klar.

10. Ring fra ZYNK
Åbn en kunde og klik Ring til kunden. ZYNKs dialer åbner i browseren.

11. Hvad ser kunden?
Ved udgående prøveopkald ser modtageren virksomhedens eksisterende, verificerede telefonnummer som afsendernummer.

12. Hvad sker der med indgående opkald?
Intet ændres. Indgående opkald til virksomhedens normale nummer fortsætter på virksomhedens eksisterende telefoniløsning.

13. Koster prøve-løsningen et ekstra ZYNK-nummer?
Nej. Der købes ikke et særskilt ZYNK-hovednummer i prøveperioden.

Prøve-løsningen med virksomhedens eksisterende verificerede nummer medfører derfor ikke en særskilt nummeromkostning for virksomheden.

B. NÅR VIRKSOMHEDEN GÅR OVER PÅ FULDT ABONNEMENT

14. Det gamle prøve-nummer stopper som ZYNK-afsendernummer
Det eksisterende virksomhedsnummer må ikke fortsætte som den permanente ZYNK-telefoniløsning.

Det blev kun verificeret, så virksomheden kunne afprøve telefonien i prøveperioden.

15. Virksomheden får et permanent ZYNK-hovednummer
Ved fuldt abonnement skal virksomheden have et permanent ZYNK-hovednummer.

Det bliver det normale afsendernummer, når medarbejdere ringer fra ZYNK.

16. ZYNK håndterer den tekniske opsætning
Virksomheden skal ikke selv oprette en telefonikonto eller indsætte tekniske API-nøgler.

ZYNK opretter og vedligeholder den nødvendige tekniske konto og godkendelse i baggrunden.

17. Godkendelse kan tage lidt tid
Et nyt permanent nummer kan kræve godkendelse.

Hvis status står som Afventer review, er opsætningen oprettet korrekt, men nummeret kan først færdiggøres, når godkendelsen er færdig.

18. Vælg hovednummer
Når godkendelsen er klar, kan det permanente ZYNK-hovednummer vælges.

Nummeret bliver derefter gemt som virksomhedens primære nummer til udgående ZYNK-opkald.

19. Ekstra numre
Hvis virksomheden senere skal bruge flere numre, kan de tilføjes som en separat løsning.

Standardopsætningen er ét fælles ZYNK-hovednummer pr. virksomhed.

KORT FORTALT

Prøveperiode:
Virksomhedsoplysninger → Telefon → indtast eget nummer → Gem → Verificér virksomhedsnummer → se 6-cifret kode → besvar engelsk automatisk opkald → indtast koden på telefonens tastatur → hør bekræftelse → klik Kontrollér verifikation.

Fuldt abonnement:
Permanent ZYNK-hovednummer → bruges som virksomhedens normale afsendernummer i ZYNK.

Du skal ikke selv sætte den tekniske telefonileverandør op. ZYNK håndterer det i baggrunden.

OPSÆT FIRMA OG BRANDING

Formål
Her indstiller du de virksomhedsoplysninger og det udseende, ZYNK skal bruge for dit firma. Oplysningerne bruges blandt andet i CRM, på tilbud og PDF-dokumenter. Du behøver ikke aktivere egen CRM-branding, hvis du bare vil bruge ZYNKs normale udseende.

1. Åbn Firma & Branding
Log ind som firmaadministrator og vælg Firma & Branding i menuen. Øverst kan du se en oversigt over de forskellige opsætningsområder.

2. Udfyld firmaoplysninger
Rul til Firmaoplysninger til CRM, tilbud og PDF. Udfyld firmanavn, CVR/virksomhedsnummer, adresse, postnummer, by, land, telefon, e-mail og eventuelt website. Firmanavn er obligatorisk, og e-mail bør altid være udfyldt.

3. Tilføj firmalogo
Under firmaoplysninger kan du uploade Firmalogo. PNG med transparent baggrund er normalt det bedste valg. Har du allerede logoet liggende på nettet, kan du i stedet bruge feltet Logo-URL. Logoet bruges de steder i ZYNK, hvor firmaets dokumentbranding skal vises.

4. Gem firmaoplysningerne
Brug Gem-knappen for firmaområdet, når oplysningerne er korrekte. Du behøver ikke gå helt til bunden af siden for at gemme dette område.

5. Vælg om firmaet skal have egen CRM-branding
Rul til Branding i CRM. Hvis firmaet skal have sit eget navn, logo, favicon eller farve inde i ZYNK, sætter du flueben i Aktivér firmaets egen branding i CRM. Hvis du ikke ønsker dette, lader du feltet være slået fra.

6. Vælg CRM-navn
Skriv det navn, der skal vises i CRM, i feltet CRM-navn. Hvis feltet er tomt, bruger ZYNK automatisk firmaets navn.

7. Vælg CRM-logo og favicon
Du kan uploade et særskilt CRM-logo. Hvis du ikke gør det, bruger ZYNK automatisk firmalogoet. Favicon er det lille ikon, der vises i browserfanen. Begge dele er valgfrie.

8. Vælg primær brandingfarve
I Primær brandingfarve skriver du en HEX-farve, for eksempel #2b6ee7. Brug kun dette, hvis firmaets CRM skal have sin egen farve.

9. Kontrollér forhåndsvisningen
På siden vises en forhåndsvisning af, hvordan firmaets CRM vil se ud. Brug den til at kontrollere navn, logo og farve, før du gemmer. Forhåndsvisningen ændrer ikke det rigtige CRM, før indstillingerne gemmes.

10. Gem branding
Klik Gem ved brandingområdet. Når siden er gemt, anvendes firmaets branding automatisk for firmaets brugere efter normalt login på zynkcrm.com. Der skal ikke bruges et særskilt login.

Når du er færdig
Kontrollér, at firmanavn, kontaktoplysninger og logo er korrekte. Egen CRM-branding er valgfri og kan ændres senere uden at ændre firmaets kunder, salg eller øvrige data.

OPRET EN BRUGER

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter en ny medarbejder i ZYNK og giver personen den rigtige adgang. Firmaadministratoren kan oprette alle brugerprofiler. En salgschef kan kun oprette mødebookere og sælgere.

1. Åbn Brugere
Log ind i ZYNK og vælg Brugere i menuen. Hvis du er salgschef, vises siden som Mit team. På siden kan du både oprette nye medarbejdere og se de brugere, der allerede findes i firmaet.

2. Klik Opret bruger
Gå til feltet Opret ny bruger. Du kan også bruge knappen + Opret bruger øverst på brugersiden, som fører dig ned til oprettelsesfeltet.

3. Skriv medarbejderens navn
Indtast det navn, der skal vises i ZYNK. Brug medarbejderens rigtige navn, så personen er nem at finde i opgaver, møder, pipeline og rapporter.

4. Indtast e-mail
Skriv medarbejderens e-mailadresse. E-mailadressen bruges til brugerens ZYNK-login. Den samme e-mail kan ikke samtidig være aktiv som bruger i et andet firma i ZYNK.

5. Vælg en adgangskode
Indtast den adgangskode, medarbejderen skal bruge første gang. Adgangskoden skal være mindst 8 tegn. Giv adgangskoden sikkert til medarbejderen.

6. Tilføj profilbillede hvis ønsket
Profilbillede er valgfrit. Hvis du vil bruge det, kan du uploade et JPG-, PNG- eller WEBP-billede. Du kan også springe dette over og tilføje et billede senere.

7. Vælg rolle og adgangsprofil
Firmaadministratoren vælger først, om personen skal være almindelig CRM-bruger eller Firmaadministrator. For en almindelig CRM-bruger vælger du derefter adgangsprofil: Mødebooker, Sælger, Salgschef eller Brugerdefineret. Vælg den profil, der passer til medarbejderens arbejde.

8. Vælg lande hvis firmaet bruger landestyring
Under Lande kan du vælge, hvilke lande medarbejderen skal arbejde med. Feltet er valgfrit. Hvis firmaet ikke bruger landefordeling, behøver du ikke vælge noget.

9. Vælg salgschef hvis det er relevant
Som firmaadministrator kan du knytte medarbejderen til en bestemt salgschef. Det er valgfrit. Hvis medarbejderen ikke skal ligge under en bestemt salgschef, vælger du Ingen bestemt salgschef. En salgschef, der selv opretter en mødebooker eller sælger, bliver automatisk den relevante leder.

10. Kontrollér adgangsrettighederne
Når du vælger en adgangsprofil, viser ZYNK de rettigheder, profilen får. Firmaadministrator og Mødebooker har centralt fastlagte rettigheder. For profiler, hvor individuelle rettigheder kan ændres, kontrollerer du fluebenene, før brugeren oprettes.

11. Klik Opret bruger
Når navn, e-mail, adgangskode og adgang er korrekte, klikker du Opret bruger. ZYNK kontrollerer samtidig, at firmaets abonnement stadig har plads til flere aktive brugere. Hvis brugergrænsen er nået, bliver brugeren ikke oprettet, før der er plads i abonnementet.

12. Kontrollér at brugeren er oprettet
Efter oprettelsen vises en besked om, at brugeren er oprettet og kan logge ind med den valgte adgangskode. Find derefter personen i Brugere i firmaet og kontrollér navn, e-mail, rolle og status.

Når du er færdig
Medarbejderen kan nu logge ind på ZYNK med sin e-mail og den adgangskode, du valgte. Hvis rolle, team, lande eller adgang senere skal ændres, gør du det fra den eksisterende bruger på samme Brugere-side.

VÆLG ROLLER OG RETTIGHEDER

Formål
Denne guide hjælper dig med at vælge den rigtige adgang til en medarbejder. Rollen bestemmer, hvilke områder personen kan se og arbejde med i ZYNK. Vælg altid den mindst omfattende adgang, der passer til medarbejderens arbejde.

1. Åbn Brugere
Log ind som firmaadministrator og vælg Brugere i menuen. På siden kan du oprette en ny bruger eller åbne en eksisterende bruger, hvis rollen skal ændres.

2. Vælg Firmaadministrator kun til personer der skal styre hele firmaet
Firmaadministrator har fuld adgang til firmaets administration, brugere, indstillinger og de centrale CRM-områder. Denne rolle bør kun gives til personer, der faktisk skal kunne administrere hele virksomhedens ZYNK-opsætning. Firmaadministratorens rettigheder er låst og kan ikke justeres enkeltvis.

3. Vælg Salgschef til den der skal lede et salgsteam
Salgschef har adgang til salgschef-dashboard, teamets KPI’er, aktivitet, forecast, pipeline, omsætning og performance inden for sit ansvar. En salgschef kan oprette, redigere, deaktivere og slette mødebookere og sælgere i sit team, men kan ikke oprette administratorer eller andre salgschefer.

4. Vælg Mødebooker til medarbejdere der arbejder med outbound og mødebooking
Mødebooker arbejder primært med tildelte kampagner/ringelister, leads, hot leads, egne opgaver, kalender og opkaldsregistrering. Mødebookerens adgang er centralt fastlagt i ZYNK og kan ikke ændres individuelt. Det forhindrer, at en mødebooker ved en fejl får adgang til områder, der ikke hører til rollen.

5. Vælg Sælger til medarbejdere der arbejder videre med kunder og salg
Sælger har adgang til relevante kunder, mødepulje, egne opgaver, kalender, pipeline, tilbud, ordrer, rapporter og ZYNK Intelligence inden for eget datascope. Sælgeren kan også tage og afholde møder fra mødepuljen.

6. Brug Brugerdefineret kun når standardrollerne ikke passer
Firmaadministratoren kan vælge Brugerdefineret, hvis en medarbejder skal have en særlig kombination af rettigheder. Her kontrollerer du selv fluebenene under Adgangsrettigheder. Brug kun denne mulighed, når der er et konkret behov, så adgangen ikke bliver mere omfattende end nødvendigt.

7. Kontrollér de viste adgangsrettigheder
Når du vælger en adgangsprofil, viser ZYNK de rettigheder, profilen får. Ved Firmaadministrator og Mødebooker er rettighederne låst. Ved profiler, hvor rettigheder kan justeres, kontrollerer du fluebenene før du gemmer eller opretter brugeren.

8. Vælg salgschef hvis medarbejderen skal høre til et team
Som firmaadministrator kan du knytte en mødebooker eller sælger til en bestemt salgschef. Det gør det muligt for salgschefen at arbejde med sit eget team og dets relevante data. Hvis der ikke skal være en bestemt leder, vælger du Ingen bestemt salgschef.

9. Vælg lande hvis virksomheden bruger landestyring
Hvis firmaet arbejder i flere lande, kan du begrænse medarbejderen til de relevante lande. Det hjælper med at sikre, at brugeren kun ser de data, der hører til personens ansvarsområde. Hvis firmaet ikke bruger landestyring, kan feltet stå tomt.

10. Husk at adgang også håndhæves bag menuen
ZYNK skjuler ikke kun menupunkter. Direkte adgang til sider og data kontrolleres også. En bruger kan derfor ikke omgå sin rolle ved blot at skrive adressen til en side direkte i browseren.

11. Gem og kontrollér med den rigtige bruger
Når rollen og rettighederne er korrekte, gemmer du brugeren. Ved vigtige rolleændringer bør du derefter kontrollere resultatet med den pågældende bruger, så menu og adgang passer til det arbejde, personen skal udføre.

Når du er færdig
Brug standardrollerne, når de passer: Firmaadministrator til fuld administration, Salgschef til teamledelse, Mødebooker til outbound/mødebooking og Sælger til kunde- og salgsarbejde. Brugerdefineret bruges kun, når en standardrolle ikke dækker behovet.

OPSÆT E-MAIL OG SEND TESTMAIL

Formål
Denne guide viser, hvordan firmaadministratoren opsætter den e-mailadresse, ZYNK skal bruge til kundemails, og bagefter kontrollerer opsætningen med en rigtig testmail. ZYNK bruger firmaets egen e-mailopsætning til kundemails og skal ikke falde tilbage til ZYNKs globale afsender.

1. Åbn Firma & Branding
Log ind som firmaadministrator og vælg Firma & Branding i menuen. Rul ned til området E-mailopsætning. Du kan også komme direkte hertil fra Onboarding ved at åbne E-mail-trinnet.

2. Vælg afsendelsesmetode
I feltet Afsendelsesmetode vælger du den løsning, virksomheden vil bruge. ZYNK har tre muligheder: WordPress / hosting, Egen SMTP eller Ekstern e-mailtjeneste. Brug den metode, der passer til virksomhedens mailopsætning.

3. Udfyld afsendernavn
I Afsendernavn skriver du det navn, kunden skal se som afsender. Det vil normalt være virksomhedens navn. Hvis feltet allerede er udfyldt korrekt, behøver du ikke ændre det.

4. Udfyld afsenderadresse
I Afsenderadresse skriver du den e-mailadresse, kundemails skal sendes fra, for eksempel tilbud@firma.dk. Feltet er påkrævet. Brug en rigtig adresse, som virksomheden har ret til at sende fra.

5. Hvis du bruger WordPress / hosting
Vælg WordPress / hosting, hvis virksomhedens hosting allerede kan sende mail korrekt for den valgte afsenderadresse. Der vises ikke ekstra SMTP-felter ved denne metode. Gem opsætningen og fortsæt derefter til testmailen.

6. Hvis du bruger Egen SMTP
Vælg Egen SMTP, hvis virksomheden skal sende gennem sin egen mailserver, for eksempel Microsoft 365 eller en anden SMTP-udbyder. Udfyld SMTP-server, port, kryptering, brugernavn og adgangskode med oplysningerne fra mailudbyderen. Typiske værdier afhænger af udbyderen, så brug de oplysninger virksomheden har fået fra sin mailleverandør.

7. Vælg kryptering korrekt
Ved SMTP kan du vælge TLS, SSL eller Ingen. Brug den indstilling, som mailudbyderen kræver. ZYNK foreslår som udgangspunkt TLS og port 587, men du skal følge de konkrete oplysninger fra virksomhedens e-mailudbyder.

8. Gem SMTP-adgangskoden sikkert
SMTP-adgangskoden gemmes krypteret. Når en adgangskode allerede er gemt, skal du lade adgangskodefeltet stå tomt, hvis den skal bevares. Skriv kun en ny adgangskode, hvis den faktisk skal ændres.

9. Hvis du bruger Ekstern e-mailtjeneste
Vælg Ekstern e-mailtjeneste, hvis virksomheden bruger Resend, SendGrid eller Mailgun. Vælg tjenesten og indsæt den tilhørende API-nøgle. Ved Mailgun skal Mailgun-domænet også udfyldes. API-nøglen gemmes sikkert og behøver ikke indtastes igen, medmindre den skal ændres.

10. Gem e-mailopsætningen
Klik Gem e-mailopsætning. Det er vigtigt at gemme, før du sender testmailen. Hvis du ændrer afsender, SMTP-oplysninger eller ekstern tjeneste, skal ændringerne også gemmes før en ny test.

11. Find Test e-mailopsætning
På samme side finder du området Test e-mailopsætning. Her står den adresse, testmailen skal sendes til. Som udgangspunkt bruges den aktuelle brugers e-mailadresse, men du kan skrive en anden adresse, du selv kan kontrollere.

12. Klik Send testmail
Klik Send testmail. ZYNK sender nu en rigtig mail med den e-mailopsætning, du netop har gemt. Testen er derfor den bedste måde at se, om afsender og forbindelse virker i praksis.

13. Kontrollér at mailen kommer frem
Åbn indbakken på testadressen. Kontrollér både indbakke og eventuelt spam/uønsket post. Hvis mailen kommer frem, er opsætningen klar. Hvis den ikke kommer frem, skal du kontrollere afsenderadresse, SMTP/API-oplysninger og de krav, virksomhedens mailudbyder stiller.

14. Hvis opsætningen bruges i Onboarding
Gå tilbage til Onboarding og send testmailen derfra, hvis e-mailtrinnet stadig mangler godkendelse. Onboarding gemmer testresultatet og kan først markere e-mailtrinnet som klar, når den nødvendige opsætning og test er gennemført.

Når du er færdig
Virksomhedens kundemails kan nu sendes gennem den valgte e-mailopsætning. Send altid en testmail efter ændringer i afsender, SMTP-adgangskode eller ekstern e-mailtjeneste, så du ved, at forbindelsen stadig virker.

FIND NYE VIRKSOMHEDER MED COMPANY FINDER

Formål
Denne guide viser, hvordan du finder relevante danske virksomheder i Company Finder ud fra branche, geografi, antal ansatte eller en fri søgning. I denne guide finder og kontrollerer vi virksomhederne. Selve gemningen i ZYNK gennemgås i den næste guide.

1. Åbn Company Finder
Vælg Company Finder i menuen. Du skal have adgang til Company Finder for at kunne åbne siden.

2. Vælg den type søgning du vil bruge
Øverst kan du vælge mellem Officiel brancheimport og Fritekstsøgning. Brug Officiel brancheimport, når du vil finde virksomheder inden for en bestemt branche. Brug Fritekstsøgning, når du i stedet vil søge efter et firmanavn, produkt eller en aktivitet.

3. Ved branchesøgning: vælg officiel DB25-branche
Klik i Vælg officiel DB25-branche og find den branche eller underbranche, du vil arbejde med. Når du vælger branchen, udfylder ZYNK automatisk erhvervsgruppen og den officielle DB25-kode. Du behøver derfor ikke selv kende branchekoden.

4. Ved fritekstsøgning: skriv det du leder efter
Vælg Fritekstsøgning og skriv for eksempel et firmanavn, et produkt eller en aktivitet. Fritekstsøgning bruges til at finde virksomheder, men opretter ikke det officielle DB25-branchehierarki.

5. Vælg geografisk område
I Geografisk område kan du vælge Hele Danmark, Jylland inkl. øer, Fyn og øerne, Sjælland og øerne, Bornholm eller en bestemt region. ZYNK fordeler de brede områder på de relevante kommuner og øer.

6. Brug kommune eller postnummer ved en mere præcis søgning
Hvis du ikke har valgt et område ovenfor, kan du skrive en præcis kommune eller et postnummer, for eksempel Aarhus, Odense, København eller 2100. Når et fast område er valgt, styres geografien automatisk, og dette felt bruges ikke.

7. Vælg eventuelt antal ansatte
Du kan begrænse søgningen til virksomheder med 1-9, 10-49, 50-249 eller 250+ ansatte. Lad feltet stå på Alle størrelser, hvis virksomhedens størrelse ikke skal begrænse søgningen.

8. Kontrollér dine filtre
Se efter, at branche eller fritekst, geografi og eventuel virksomhedsstørrelse passer til den målgruppe, du vil finde. Jo mere præcise filtre du bruger, desto mere målrettet bliver resultatet.

9. Klik Find virksomheder
Klik Find virksomheder. ZYNK søger nu efter virksomheder, der passer til dine valgte filtre. Resultaterne vises i tabellen nedenunder.

10. Gennemgå resultatlisten
For hver virksomhed kan du blandt andet se virksomhedsnavn, CVR, branche, antal ansatte, område, telefon, hjemmeside og status, når oplysningerne findes. Brug listen til at kontrollere, om søgningen rammer den rigtige type virksomheder.

11. Hent flere resultater
Hvis der findes flere virksomheder end dem, der vises først, bliver Hent næste 100 tilgængelig. Klik på den for at hente næste portion fra den samme søgning. Du behøver ikke starte søgningen forfra.

12. Justér søgningen hvis resultaterne er for brede eller for smalle
Hvis du får for mange irrelevante virksomheder, vælger du en mere præcis branche, geografi eller virksomhedsstørrelse. Hvis du får for få, kan du gøre filtrene bredere og søge igen.

13. Find først – gem bagefter
En søgning betyder ikke i sig selv, at alle viste virksomheder er lagt ind som leads i dit CRM. Når du har fundet den rigtige målgruppe, vælger du hvilke virksomheder der skal gemmes eller bruger den relevante importfunktion. Det gennemgås i guiden Gem virksomheder fra Company Finder.

Når du er færdig
Du har nu fundet en målrettet gruppe af virksomheder og kan kontrollere resultatet, hente flere virksomheder eller gå videre til at gemme dem i ZYNK. Start hellere med en præcis målgruppe og udvid søgningen bagefter end at importere en stor upræcis liste.

GEM VIRKSOMHEDER FRA COMPANY FINDER

Formål
Denne guide viser, hvordan du går fra en søgning i Company Finder til at gemme de virksomheder, du faktisk vil arbejde videre med i ZYNK. Målet er at få relevante virksomheder ind som leads uden unødvendige dubletter.

1. Find først den rigtige målgruppe
Åbn Company Finder og lav din søgning med branche, geografi, antal ansatte eller fritekst. Kontrollér resultatlisten, før du gemmer noget. Hvis målgruppen ikke ser rigtig ud, justerer du søgningen først.

2. Gennemgå virksomhederne i resultatlisten
Se på virksomhedsnavn, CVR, branche, område og de øvrige oplysninger, der findes. Brug resultatlisten til at vurdere, om virksomhederne passer til den målgruppe, du vil arbejde med.

3. Vælg de virksomheder, du vil gemme
Markér de relevante virksomheder i resultatlisten. Du behøver ikke gemme alle virksomheder fra en søgning. Det er normalt bedre kun at tage de virksomheder med, som passer til den konkrete salgsopgave eller kampagne.

4. Gem eller importér de valgte virksomheder
Brug Company Finders funktion til at gemme/importere de valgte virksomheder til ZYNK. ZYNK opretter dem som virksomheder/leads, så de kan bruges i det almindelige CRM-arbejde.

5. Lad ZYNK kontrollere eksisterende virksomheder
ZYNK skal genbruge en virksomhed, der allerede findes, frem for at oprette den samme virksomhed igen. CVR-nummeret er den vigtigste identifikation, når det findes. Du skal derfor ikke bevidst oprette en ekstra kopi af en virksomhed, der allerede ligger i ZYNK.

6. Kontrollér resultatet efter gemningen
Når gemningen er færdig, kontrollér at virksomhederne er kommet ind i ZYNK som forventet. Åbn eventuelt en af dem og se, at navn, CVR, kontaktoplysninger og branchedata er kommet med, når oplysningerne var tilgængelige.

7. Åbn virksomheden fra ZYNK
Efter gemningen arbejder du videre med virksomheden i ZYNK. Herfra kan du blandt andet åbne kundekortet, tilføje kontaktpersoner, oprette opgaver, planlægge opfølgning eller bruge virksomheden i en ringeliste.

8. Hent flere virksomheder hvis du har brug for dem
Hvis den samme Company Finder-søgning indeholder flere relevante virksomheder, kan du gå tilbage og hente næste portion. Kontrollér igen resultatet og gem kun de virksomheder, der skal bruges.

9. Undgå at bygge en stor upræcis liste
Company Finder kan finde mange virksomheder. Det betyder ikke, at alle skal gemmes. Brug branche og geografi til at arbejde med mindre, målrettede grupper. Det gør efterfølgende ringelister, opkald og opfølgning lettere at styre.

10. Når virksomhederne skal bruges i en kampagne
Hvis virksomhederne skal ringes op som en samlet målgruppe, er næste skridt normalt at oprette en ringeliste og knytte de relevante virksomheder til den. Det gennemgås i guiderne om Ringelister & opkald.

Når du er færdig
De valgte virksomheder ligger nu i ZYNK og kan behandles som andre leads. Company Finder bruges til at finde målgruppen; det videre salgsarbejde foregår på virksomhederne i ZYNK.

OPRET EN KONTAKT MANUELT

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter en virksomhed eller et lead direkte i ZYNK uden først at bruge Company Finder. Det er nyttigt, når du allerede kender virksomheden og bare vil have den ind i CRM.

1. Åbn Ny kontakt
Vælg Ny kontakt i menuen. Du skal have rettighed til at oprette eller redigere kunder for at kunne bruge siden.

2. Søg først efter virksomheden
Hvis virksomheden er dansk, vises feltet Find virksomhed øverst. Søg på CVR-nummer eller firmanavn og klik Søg. ZYNK kan udfylde virksomhedsoplysningerne og bruger samtidig søgningen til at undgå dubletter.

3. Vælg virksomheden hvis den allerede findes
Hvis søgningen finder den rigtige virksomhed, vælger du den fra resultatet. Kontrollér de udfyldte oplysninger, før du gemmer. Hvis virksomheden allerede ligger i jeres CRM, skal du åbne den eksisterende post i stedet for at oprette en ny.

4. Udfyld firmanavn
Firmanavn er obligatorisk. Skriv virksomhedens korrekte navn, hvis det ikke allerede er udfyldt fra søgningen.

5. Udfyld CVR og adresse
Indtast CVR, adresse, postnummer og by, når oplysningerne findes. For danske virksomheder kontrollerer ZYNK postnummer og by og stopper gemningen, hvis de ikke passer sammen.

6. Tilføj kontaktpersonen
Skriv navnet på den person, du skal tale med, i Kontaktperson. Du kan også tilføje Telefon, Mobil og E-mail. Udfyld så meget som du kender – oplysningerne kan altid rettes senere på kundekortet.

7. Tilføj website
Skriv virksomhedens hjemmeside i Website, hvis du har den. Det gør kundekortet mere komplet og gør det lettere at finde virksomheden igen.

8. Vælg status
Vælg den status, virksomheden skal starte med. Normalt vælger du Lead, hvis det er en ny potentiel kunde. Afhængigt af din rolle kan du også vælge Hot Lead, Kontaktet, Tilbud, Kunde eller Tabt. Mødebookere kan kun vælge Lead eller Hot Lead.

9. Skriv eventuelle noter
Brug Noter til oplysninger, der er nyttige fra starten, for eksempel hvor kontakten kommer fra, hvad der er aftalt eller hvorfor virksomheden er interessant. Undgå at skrive oplysninger, der ikke er relevante for CRM-arbejdet.

10. Gem kontakten
Klik Gem. ZYNK kontrollerer automatisk for dubletter, før den nye post oprettes. Hvis en tilsvarende virksomhed allerede findes, bliver du sendt til den eksisterende virksomhed i stedet for at få en ekstra kopi.

11. Kontrollér den nye virksomhed
Efter gemningen åbner du virksomheden fra Leads eller den relevante kundeliste og kontrollerer, at navn, kontaktperson, telefon, e-mail og øvrige oplysninger er korrekte. Herefter kan du arbejde videre fra kundekortet.

12. Testkunde er kun til test
Hvis du er administrator, kan du vælge Opret som testkunde. Brug kun denne funktion til test af for eksempel telefoni, callback eller mødebooking. En testkunde bliver automatisk markeret med TEST, og CVR samt adresse kan være tomme. Den kan også lægges direkte på en eksisterende ringeliste.

Når du er færdig
Virksomheden ligger nu i ZYNK og kan bruges som lead eller kunde på samme måde som virksomheder, der kommer fra Company Finder eller import. Næste naturlige skridt er at åbne kundekortet og registrere den første aktivitet eller opfølgning.

BRUG KUNDEKORTET

Formål
Kundekortet samler arbejdet med én virksomhed på ét sted. Her kan du se kontaktoplysninger, seneste kontakt, kommende aktiviteter, opkald, møder, salg, dokumenter og den samlede historik. Brug kundekortet som udgangspunkt, når du arbejder med en bestemt kunde eller et lead.

1. Åbn kundekortet
Find virksomheden fra Leads, Kunder, en ringeliste, søgningen eller et andet relevant område i ZYNK, og klik på virksomheden. Kundekortet åbner med virksomhedens navn og kontaktperson øverst.

2. Kontrollér oplysningerne
I området Oplysninger kan du se virksomhedens kontaktperson, telefon, mobil, e-mail, adresse og øvrige stamdata. Hvis du har rettighed til det, kan oplysningerne redigeres direkte fra kundekortet. Gem ændringerne, før du går videre.

3. Se Seneste kontakt
Feltet Seneste kontakt viser den senest registrerede kommunikation eller aktivitet med kunden. Her kan du hurtigt se, hvad der sidst skete, hvornår det skete og hvem der registrerede det.

4. Brug Kundesundhed som overblik
Kundesundhed viser et samlet billede af relationen på en skala fra 0 til 100. Brug teksten og forklaringerne sammen med tallet.

5. Se Handlingsprioritet
Handlingsprioritet hjælper med at vise, hvor vigtigt det er at handle på kunden nu. Brug den som hjælp til at vælge næste aktivitet.

6. Ring til kunden
Hvis kunden har et telefonnummer, klikker du Ring til kunden. ZYNKs indbyggede dialer åbner med kundens telefonnummer udfyldt. Du skal ikke åbne et andet telefoniprogram.

7. Gennemfør opkaldet
Klik Ring op. Du hører ringetone, mens kunden ringes op. Når kunden svarer, viser dialeren Forbundet og starter samtaletiden. Du kan bruge Mute og Tastatur under samtalen. Klik den røde Læg på-knap, når samtalen er slut.

8. Skriv kort notat efter samtalen
Dialeren bliver stående efter opkaldet. Skriv det vigtigste i Kort notat efter samtalen og klik Gem notat. Luk først dialeren med krydset i øverste højre hjørne, når du er færdig.

9. Opkaldet registreres automatisk
ZYNK registrerer selve opkaldet på kunden med tidspunkt, resultat og varighed. Det korte notat gemmes på kunden, så næste bruger kan se, hvad samtalen handlede om.

10. Send e-mail
Hvis kunden har en e-mailadresse, kan du vælge E-mail fra kundekortet. Modtageren udfyldes automatisk. Du kan skrive beskeden direkte eller bruge en af firmaets gemte mailskabeloner.

11. Registrér en aktivitet
Under Registrér aktivitet kan du gemme en kontakt eller aftale, som allerede har fundet sted. Brug dette til aktiviteter, der ikke allerede er registreret automatisk.

12. Brug Kunde 360°
Kunde 360° samler de vigtigste poster omkring kunden. Her kan du blandt andet se seneste opkald, seneste møde, seneste tilbud, seneste ordre, seneste faktura og seneste dokument.

13. Se den samlede Kundehistorik
Under Samtaler og aktiviteter vises kundens historik kronologisk. Her samles blandt andet opkald, e-mails, møder, opgaver, tilbud, ordrer, fakturaer og dokumenter.

14. Planlæg næste kontakt
Hvis kunden skal kontaktes igen, vælg den relevante opfølgning eller Ring igen og angiv dato og tidspunkt. ZYNK bruger tidspunktet til at holde styr på genkontakten.

15. Book møde når kunden er klar
Når kunden ønsker et møde, booker du mødet på den rigtige virksomhed. Mødet bliver knyttet til kundekortet og vises i kalenderen.

Når du er færdig
Kundekortet skal gøre det muligt at forstå kunden uden at lede rundt i systemet: hvem kunden er, hvad der sidst skete, hvad der skal ske næste gang, og hvilke opkald, møder, salg og dokumenter der allerede findes.

IMPORTÉR VIRKSOMHEDER OG KONTAKTER

Formål
Denne guide viser, hvordan du importerer virksomheder og kontaktpersoner fra Excel eller CSV til ZYNK. Importen viser altid en forhåndsvisning først, så du kan kontrollere data og vælge, hvad der skal ske med dubletter, før noget gemmes i CRM.

1. Åbn Import/Eksport
Vælg Import/Eksport i menuen. Hvis du starter importen fra Leads, åbnes samme importfunktion i lead-kontekst og overskriften viser Importér leads. Fra den almindelige Import/Eksport-side importerer du kunder.

2. Download skabelonen hvis du er i tvivl om kolonnerne
Klik Download kundeimport-skabelon eller Download leadimport-skabelon. Brug skabelonen som udgangspunkt, hvis din egen fil ikke allerede har tydelige kolonner til virksomheds- og kontaktoplysninger.

3. Klargør din fil
Du kan bruge Excel (.xls eller .xlsx) eller CSV (.csv). Typiske oplysninger er firmanavn, CVR, kontaktperson, telefon, mobil, e-mail, adresse, postnummer, by, website, status og noter. Jo mere ensartet filen er, jo lettere er den at kontrollere.

4. Vælg filen
Klik Vælg fil og find Excel- eller CSV-filen på din computer. Når den rigtige fil er valgt, klikker du Vis forhåndsvisning. Ved Excel klargør ZYNK filen i browseren, før den sendes til importkontrollen.

5. Kontrollér forhåndsvisningen
ZYNK viser, hvor mange rækker der er klar til import, og viser de første 20. Kontrollér især Firmanavn, CVR, Kontaktperson, E-mail og By. Hvis noget ser forkert ud, skal du ikke bekræfte importen. Ret filen og upload den igen.

6. Forstå dubletkontrollen
ZYNK leder efter eksisterende virksomheder via CVR eller e-mail. Formålet er at genbruge den eksisterende virksomhed i CRM i stedet for at oprette en unødvendig dublet.

7. Vælg hvad der skal ske med dubletter
Under Ved dubletter vælger du enten Spring eksisterende kunder/leads over eller Opdater eksisterende kunder/leads. Vælg Spring over, hvis eksisterende CRM-oplysninger ikke skal røres. Vælg Opdater, hvis oplysningerne fra importfilen bevidst skal bruges til at opdatere eksisterende poster.

8. Bekræft importen
Når forhåndsvisningen og dubletvalget er korrekt, klikker du Bekræft og importer. Først på dette tidspunkt gemmes importen i CRM.

9. Læs resultatet
Efter importen viser ZYNK en rapport med Oprettet, Opdateret, Dubletter sprunget over, Advarsler og Fejl. Brug tallene til at kontrollere, at resultatet svarer til det, du forventede.

10. Åbn importloggen hvis noget ikke stemmer
Hvis der er advarsler eller fejl, klikker du Vis importlog. Her kan du se de konkrete beskeder fra importen. Ret eventuelle problemer i kildefilen og importer de berørte rækker igen i stedet for at gætte.

11. Kend forskellen på lead- og kundeimport
Importér leads opretter nye poster som leads. Den må ikke nedgradere en eksisterende kunde til lead, hvis virksomheden allerede findes. Den almindelige kundeimport bruges, når filen skal ind som kunder.

12. Kontrollér nogle få poster efter importen
Åbn et par af de importerede virksomheder fra Leads eller Kunder. Kontrollér firmanavn, CVR, kontaktperson, telefon, e-mail og adresse. Det er især vigtigt første gang du bruger en ny importfil eller et nyt kolonneformat.

Når du er færdig
Virksomhederne og kontaktpersonerne ligger nu i ZYNK og kan bruges videre i CRM. Importfunktionen er lavet til at beskytte eksisterende data med forhåndsvisning og dubletkontrol, så brug altid kontrollen før du bekræfter en større import.

OPRET EN RINGELISTE

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter en målrettet ringeliste i ZYNK. Ringelisten oprettes inde i en kampagne og kan afgrænses efter branche, geografi og antal ansatte, så de rigtige virksomheder kommer med.

1. Åbn Kampagner og ringelister
Gå til området Kampagner og ringelister. Her bygger du først kampagnen og tilføjer derefter en eller flere ringelister til kampagnen.

2. Opret en kampagne hvis den ikke allerede findes
Klik + Ny kampagne. Skriv et tydeligt kampagnenavn og eventuelt en kort beskrivelse. Klik Opret kampagne. Hvis den rigtige kampagne allerede findes, åbner du blot den.

3. Vælg + Tilføj ny ringeliste
Inde i kampagnen klikker du + Tilføj ny ringeliste. Nu åbnes de filtre, der bestemmer, hvilke virksomheder der skal med på listen.

4. Giv ringelisten et navn
Skriv et navn, der gør det let at forstå målgruppen. Det kan for eksempel være en branche, et område eller en kombination af begge.

5. Vælg rækkefølge
Vælg Intelligent eller Manuel. Intelligent rækkefølge bruges, når ZYNK skal prioritere rækkefølgen. Manuel bruges, når listen skal arbejdes i den almindelige faste rækkefølge.

6. Vælg brancher eller underbrancher
Under Brancher / underbrancher kan du markere én eller flere grupper. Du må gerne kombinere flere. Hvis du ikke markerer nogen branche, medtages alle brancher, der passer til de øvrige filtre.

7. Vælg område eller landsdel
Du kan vælge Hele Danmark eller afgrænse til blandt andet Nordjylland, Midtjylland, Syddanmark, Hovedstaden, Sjælland, Jylland inkl. øer, Fyn og øerne, Sjælland og øerne eller Bornholm og Ertholmene.

8. Vælg antal ansatte hvis det er relevant
Du kan vælge 1-9, 10-49, 50-249 og 250+ ansatte. Flere intervaller kan vælges samtidig. Hvis ingen størrelser markeres, bruges alle størrelser, og virksomheder uden kendt medarbejdertal kan også komme med.

9. Brug postnumre hvis målgruppen skal være mere præcis
Feltet Postnumre / intervaller er valgfrit. Du kan skrive enkelte postnumre eller intervaller, for eksempel 9000-9999, 7700-7999. Flere valg adskilles med komma. Postnummerfilteret kombineres med det valgte område.

10. Kontrollér filtrene før du opretter
Se en ekstra gang på navn, branche, område, medarbejderstørrelse og eventuelle postnumre. Ringelisten har ingen fast resultatgrænse: alle virksomheder i databasen, der matcher dine valg, lægges på listen.

11. Klik Opret ringeliste
Når filtrene er rigtige, klikker du Opret ringeliste. ZYNK opretter listen inde i den valgte kampagne og viser, hvor mange emner den indeholder.

12. Kontrollér den færdige liste
Under Ringelister i kampagnen kan du se ringelistens navn, antal emner og om rækkefølgen er Manuel eller Intelligent. Kontrollér især antallet. Hvis resultatet virker helt forkert, bør du kontrollere filtrene frem for bare at fortsætte.

13. Tildeling kommer bagefter
Selve ringelisten er nu oprettet. Næste guide viser, hvordan kampagnen og dens ringelister tildeles den eller de mødebookere, der skal arbejde med dem.

Når du er færdig
Du har nu en ringeliste med de virksomheder, der matcher den valgte målgruppe. Listen ligger under kampagnen og er klar til at blive tildelt en mødebooker.

TILDEL EN RINGELISTE TIL MØDEBOOKER

Formål
Denne guide viser, hvordan du giver en mødebooker adgang til den kampagne og de ringelister, personen skal arbejde med. I ZYNK sker tildelingen på kampagnen, så den valgte mødebooker får adgang til alle ringelister i den kampagne.

1. Åbn Kampagner og ringelister
Gå til området Kampagner og ringelister. Her kan du se de kampagner, der allerede er oprettet.

2. Find den rigtige kampagne
Find kampagnen med den ringeliste, mødebookeren skal arbejde med, og åbn kampagnen ved at klikke på Administrér.

3. Kontrollér ringelisterne i kampagnen
Under Ringelister i kampagnen kan du se de ringelister, der hører til kampagnen. Kontrollér navn og antal emner, så du er sikker på, at du tildeler den rigtige kampagne.

4. Find Tildel kampagnen
Nederst i den åbne kampagne finder du området Tildel kampagnen. ZYNK viser her de mødebookere, der kan vælges.

5. Vælg mødebooker
Sæt flueben ved den mødebooker, der skal have adgang. Du kan vælge flere mødebookere, hvis flere skal arbejde med den samme kampagne.

6. Husk at tildelingen gælder hele kampagnen
Når en mødebooker vælges, får personen adgang til kampagnen og alle dens ringelister. Du behøver derfor ikke tildele hver ringeliste separat.

7. Klik Gem tildeling
Når de rigtige mødebookere er markeret, klikker du Gem tildeling. ZYNK gemmer valget og viser en bekræftelse på, hvor mange mødebookere der er tildelt kampagnen.

8. Kontrollér tildelingen
På kampagnen kan du se, hvor mange der er tildelt. Når der både findes ringelister og tildelte mødebookere, viser ZYNK også ledelsesstatus og status pr. mødebooker.

9. Hvis en mødebooker ikke længere skal have kampagnen
Åbn Tildel kampagnen igen, fjern fluebenet ved personen og klik Gem tildeling. De øvrige valgte mødebookere beholder deres adgang.

10. Sådan ser mødebookeren kampagnen
Når tildelingen er gemt, kan mødebookeren åbne sit kampagneområde, vælge den tildelte kampagne og den relevante ringeliste og arbejde videre med virksomhederne. Hvis ingen kampagne er tildelt, viser ZYNK i stedet besked om at kontakte Admin eller Salgschef.

Når du er færdig
Den valgte mødebooker har nu adgang til kampagnen og dens ringelister. Næste guide viser, hvordan mødebookeren arbejder fra ringelisten, registrerer resultatet og fortsætter til næste virksomhed.

ARBEJD FRA RINGELISTEN

Formål
Denne guide viser, hvordan du som mødebooker arbejder dig systematisk gennem en tildelt ringeliste i ZYNK. Du vælger kampagne og ringeliste, åbner den næste virksomhed, ringer, registrerer resultatet og fortsætter til næste virksomhed.

1. Åbn Kampagner
Gå til Kampagner og vælg den kampagne, du skal arbejde med.

2. Vælg den rigtige ringeliste
Hvis kampagnen har flere ringelister, vælger du den eller de lister, du er tildelt.

3. Åbn næste virksomhed
ZYNK viser den næste relevante virksomhed. Kontrollér navn, telefonnummer, tidligere noter og eventuel næste handling, før du ringer.

4. Åbn kundekortet når du vil ringe
Åbn den virksomhed, du skal kontakte. På kundekortet klikker du Ring til kunden. ZYNKs indbyggede dialer åbner med telefonnummeret klar.

5. Klik Ring op
Klik den grønne Ring op-knap. Du hører ringetone, mens kunden ringes op. Når kunden svarer, skifter status til Forbundet.

6. Afslut samtalen
Klik den røde Læg på-knap, når samtalen er slut. ZYNK registrerer opkaldet på kunden.

7. Skriv et kort notat
Efter samtalen bliver dialeren stående. Skriv det vigtigste i Kort notat efter samtalen og klik Gem notat.

8. Registrér næste resultat
Hvis arbejdet fra ringelisten kræver et resultat som Ring igen, Ikke interesseret, Send materiale eller Møde booket, registrerer du det relevante resultat og eventuel næste kontakt.

9. Gem og fortsæt
Når resultat og næste handling er korrekte, gemmer du og fortsætter til næste virksomhed på ringelisten.

10. Brug Mine Hot Leads når det er relevant
Mine Hot Leads samler dine egne varme leads med planlagt genkontakt. Brug den, når du vil fokusere på virksomheder, du allerede har haft kontakt med.

Når du er færdig
Arbejd virksomhed for virksomhed: kontrollér oplysningerne, ring fra ZYNK, gem det korte notat og registrér næste skridt. Et nyt telefonopkald starter kun, når du selv vælger Ring til kunden og Ring op.

RING DIREKTE FRA ZYNK

Formål
Denne guide viser præcis, hvordan du ringer til en kunde direkte fra ZYNK. Du skal ikke åbne en ekstern telefoniapp.

1. Åbn kunden
Find den virksomhed, du vil ringe til, og åbn kundekortet.

2. Kontrollér telefonnummeret
Se at kundens telefonnummer er korrekt. Hvis nummeret er forkert, ret det først, hvis du har adgang til at redigere kunden.

3. Klik Ring til kunden
Klik Ring til kunden på kundekortet. ZYNK-dialeren åbner automatisk med kundens navn og telefonnummer.

4. Vent til dialeren er klar
Dialeren klargør telefoniforbindelsen i browseren. Første gang kan browseren bede om tilladelse til mikrofonen. Tillad mikrofonen, hvis du vil tale gennem computerens headset eller mikrofon.

5. Klik Ring op
Klik den grønne Ring op-knap. ZYNK ringer nu til kunden.

6. Du hører ringetone
Mens kundens telefon ringer, hører du en ringetone i ZYNK. Du skal derfor ikke sidde i stilhed og vente på, at kunden pludselig svarer.

7. Når kunden svarer
Status skifter til Forbundet, og samtaletiden starter. Tal med kunden som normalt.

8. Brug Mute hvis nødvendigt
Klik Mute, hvis kunden midlertidigt ikke skal kunne høre dig. Mute bliver tydeligt markeret, mens mikrofonen er slået fra.

9. Brug Tastatur hvis du ringer til et telefonsystem
Klik Tastatur, hvis du skal vælge et nummer i en telefonmenu, for eksempel 'tryk 1 for salg'.

10. Klik Læg på
Når samtalen er slut, klikker du den røde Læg på-knap.

11. Dialeren bliver stående
Dialeren lukker ikke automatisk efter samtalen. Det er med vilje, så du kan registrere det vigtigste med det samme.

12. Skriv Kort notat efter samtalen
Skriv en kort og konkret note, for eksempel: 'Talte med Peter – ønsker tilbud på 5 brugere' eller 'Ring igen tirsdag efter kl. 10'.

13. Klik Gem notat
Notatet gemmes på den konkrete kunde. Selve opkaldet er allerede registreret automatisk med tidspunkt og varighed.

14. Luk dialeren
Når du er helt færdig, lukker du dialeren med krydset i øverste højre hjørne.

15. Hvis du er i gratis prøveperiode
ZYNK bruger virksomhedens eksisterende verificerede virksomhedsnummer som midlertidigt afsendernummer. Dette er kun prøve-løsningen.

16. Hvis virksomheden har fuldt abonnement
ZYNK bruger virksomhedens permanente ZYNK-hovednummer som afsendernummer.

VIGTIGT
Det eksisterende virksomhedsnummer, der bruges i prøveperioden, kan ikke fortsætte som den permanente ZYNK-telefoniløsning efter overgang til fuldt abonnement.

Når du er færdig
Opkaldet og notatet ligger på kunden i ZYNK. Du kan derfor fortsætte arbejdet uden at åbne et andet telefoniprogram eller bagefter skulle registrere samtalen et andet sted.

PLANLÆG ET GENOPKALD

Formål
Denne guide viser, hvordan du aftaler og gemmer et genopkald i ZYNK, så virksomheden kommer frem igen på det rigtige tidspunkt.

1. Åbn den virksomhed du arbejder med
Find virksomheden og gennemfør opkaldet fra kundekortet med Ring til kunden.

2. Vælg Ring senere eller Ring igen
Efter opkaldet vælger du det relevante genopkaldsresultat. Når dette resultat vælges, åbner ZYNK feltet til næste opkald.

3. Vælg dato og tidspunkt
Vælg den dato og det klokkeslæt, hvor kunden skal kontaktes igen. Brug et konkret tidspunkt. ZYNK bruger 15-minutters intervaller.

4. Brug det tidspunkt kunden faktisk har bedt om
Hvis kunden siger 'ring fredag kl. 10', vælger du fredag kl. 10.00.

5. Skriv en kort note
Skriv hvorfor du skal ringe igen, og hvad der er aftalt. For eksempel: 'Ring fredag – beslutningstager er tilbage'.

6. Kontrollér resultat og tidspunkt
Kontrollér at resultat, dato, tidspunkt og notat er korrekte.

7. Gem
Når oplysningerne er korrekte, gemmer du genopkaldet. ZYNK bruger tidspunktet til at hjælpe med prioriteringen.

8. Brug Mine Hot Leads til egne genopkald
Mine Hot Leads kan samle dine egne varme leads med planlagt genkontakt.

9. Genopkald er ikke et automatisk opkald
ZYNK husker tidspunktet, men starter ikke telefonopkaldet automatisk. Når du er klar, åbner du kunden og klikker Ring til kunden.

Når du er færdig
Genopkaldet er gemt med dato, tidspunkt og note. ZYNK kan bruge aftalen til at få virksomheden frem igen på det rigtige tidspunkt.

OPTAGELSE OG SLETNING AF TELEFONSAMTALER I ZYNK CRM

Formål
Denne guide viser, hvordan du lovligt og praktisk bruger ZYNKs manuelle samtaleoptagelse, hvordan Start optagelse og Slet samtale fungerer, og hvad der sker med Gemte samtaler.

ZYNK optager ikke automatisk alle telefonsamtaler. Mødebookeren eller sælgeren vælger selv, hvornår der under samtalen opstår et konkret behov for at optage.

1. For at huske vigtige oplysninger korrekt
Under en samtale kan kunden give oplysninger, ønsker eller aftaler, som du gerne vil sikre dig bliver husket og gengivet korrekt.

Du kan eksempelvis sige:
“Det her er vigtigt, og jeg vil gerne være sikker på, at jeg får det hele korrekt med. Er det okay, at jeg optager resten af samtalen, så jeg ikke overser noget af det, du fortæller mig?”

Hvis kunden siger ja, fortsætter optagelsen.
Hvis kunden siger nej, stoppes og slettes optagelsen straks.

2. Tilbud, tekniske oplysninger eller specifikationer
Optagelse kan være relevant, når samtalen kommer ind på krav til et tilbud, produkter eller ydelser, tekniske forhold, specifikationer, leveringsforhold eller andre detaljer, som det er vigtigt at gengive korrekt.

Du kan eksempelvis sige:
“Nu kommer vi ind på nogle detaljer, som jeg gerne vil være helt sikker på, at jeg får korrekt med. Er det i orden, at jeg optager resten af samtalen, så jeg kan gå tilbage og kontrollere oplysningerne bagefter?”

Hvis kunden siger ja, fortsætter optagelsen.
Hvis kunden siger nej, stoppes og slettes optagelsen straks.

3. Træning og forbedring af dit arbejde
Du kan også ønske at bruge en del af en samtale til egen træning, uddannelse, kvalitetssikring eller forbedring af din kommunikation med kunder. Det kan være naturligt først at spørge om dette senere i samtalen, når der allerede er etableret en dialog.

Du kan eksempelvis sige:
“Jeg synes, der er flere gode ting i det, du siger, som jeg gerne vil lære af. Er det okay, at jeg optager resten af samtalen til træningsformål, så jeg kan bruge den til at blive bedre i mit arbejde?”

Hvis kunden siger ja, fortsætter optagelsen.
Hvis kunden siger nej, stoppes og slettes optagelsen straks.

4. Optagelsen behøver ikke begynde ved samtalens start
Det er ikke nødvendigt at optage hele telefonsamtalen. Du kan føre en almindelig samtale og først senere beslutte, at den efterfølgende del er relevant at optage.

Den anbefalede arbejdsgang er:
Før normal samtale → der opstår et konkret behov → Start optagelse → forklar hvorfor → spørg kunden → kunden siger ja eller nej.

Hvis virksomheden ønsker, at kundens svar skal fremgå af selve lydoptagelsen, kan optagelsen startes umiddelbart før spørgsmålet stilles. Den korte indledende del skal i så fald begrænses til informationen om optagelsen, spørgsmålet og kundens svar.

5. Hvis kunden siger JA
Fortsæt samtalen normalt.
Optagelsen fortsætter.
Når opkaldet afsluttes, gemmer ZYNK lydoptagelsen.
Optagelsen bliver tilgængelig under Gemte samtaler på kundekortet.

Kundens ja vil samtidig fremgå af begyndelsen af optagelsen, når optagelsen blev startet umiddelbart før spørgsmålet. Det kan bidrage til virksomhedens dokumentation for, at kunden har accepteret optagelsen.

6. Hvis kunden siger NEJ
Klik på Slet samtale, mens opkaldet stadig er i gang.
Optagelsen stoppes og slettes straks.
ZYNK registrerer teknisk, at optagelsen bevidst er blevet slettet.
Opkaldet kan fortsætte helt normalt uden optagelse.
Når opkaldet senere afsluttes, bliver den slettede optagelse ikke genskabt.
Den kommer ikke til at ligge under Gemte samtaler.

Du behøver altså ikke afslutte selve telefonsamtalen, fordi kunden siger nej til optagelse. Du sletter blot optagelsen og fortsætter samtalen.

7. Knappen Start optagelse
Start optagelse bruges til manuelt at starte optagelse af den aktuelle telefonsamtale.

ZYNK starter ikke automatisk en optagelse, når du ringer til en kunde. Knappen bruges først, når der under samtalen er et konkret behov for at optage.

Et typisk forløb er:
Ring op → tal med kunden → behovet opstår → Start optagelse → spørg kunden.

8. Knappen Slet samtale
Slet samtale bruges til at stoppe og slette lydoptagelsen. Den kan bruges allerede mens opkaldet er i gang.

Når Slet samtale anvendes under et aktivt opkald:
- optagelsen stoppes,
- optagelsen slettes,
- optagelsen markeres som bevidst slettet,
- ZYNK forhindrer, at optagelsen bliver gendannet, når opkaldet afsluttes,
- og telefonsamtalen kan fortsætte uden optagelse.

Selve opkaldet slettes ikke.

9. Gemte samtaler
På kundekortet findes Gemte samtaler. Her kan de optagelser, der er blevet gemt for kunden, åbnes og afspilles.

ZYNK beholder højst 2 gemte samtaler pr. kunde.
Når den tredje samtale bliver gemt, beholdes de 2 nyeste, og den ældste optagelse slettes automatisk.

10. Transskribering og AI-analyse er separate valg
Firmaadministratoren kan under Firma & Branding → Transskription vælge de to funktioner hver for sig:

- Tillad transskribering af gemte telefonsamtaler.
- Tillad AI-analyse og coaching af gemte telefonsamtaler.

Mulighederne fungerer sådan:
- Transskribering til / AI-analyse fra: Samtalen kan omdannes til tekst, men analyseres ikke af AI.
- Transskribering til / AI-analyse til: Samtalen kan både transskriberes og analyseres.
- Transskribering fra / AI-analyse fra: Lydoptagelsen kan kun gemmes og afspilles.
- Transskribering fra / AI-analyse til: ZYNK laver kun en midlertidig intern tekst som nødvendigt analysegrundlag. Teksten gemmes eller vises ikke som transskription bagefter.

På Gemte samtaler vises kun de knapper, firmaets administrator har tilladt. Valgene styrer funktionerne teknisk og ændrer ikke virksomhedens ansvar for at informere kunden om det konkrete formål.

11. Automatisk sletning efter 3 måneder
Gemte lydoptagelser opbevares højst i 3 måneder i ZYNKs normale optagelsesflow. Derefter slettes de automatisk.

Virksomheden bør desuden slette en optagelse tidligere, hvis formålet med at beholde den ikke længere eksisterer.

12. Ingen 2-minuttersgrænse
Der er ingen minimumsgrænse på 2 minutter for gemte samtaler. Hvis en optagelse er relevant og skal gemmes, kan den derfor gemmes, selv om den kun varer kort tid.

13. Opkaldet og lydoptagelsen er to forskellige ting
Hvis en lydoptagelse slettes, betyder det ikke, at selve opkaldet slettes fra CRM.

ZYNK kan fortsat registrere almindelige oplysninger om opkaldet, eksempelvis at opkaldet fandt sted, dato og tidspunkt, samtalens varighed, resultatet, brugerens notat, en eventuel callback og oplysninger til almindelig opkaldsstatistik.

Det er lydfilen, der slettes med Slet samtale.

14. Lovligt behandlingsgrundlag
En lydoptagelse kan indeholde personoplysninger og er derfor omfattet af databeskyttelsesreglerne.

Den virksomhed, der bruger ZYNK og beslutter, om samtalen skal optages, hvorfor den skal optages, hvem der må anvende optagelsen og hvor længe den skal opbevares, er som udgangspunkt dataansvarlig. ZYNK behandler optagelsen på virksomhedens vegne som databehandler efter den gældende databehandleraftale.

Virksomheden skal selv fastlægge og dokumentere sit lovlige behandlingsgrundlag. Afhængigt af formålet og de konkrete omstændigheder kan behandlingen eksempelvis baseres på samtykke efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, eller legitime interesser efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, når betingelserne herfor er opfyldt.

15. Når samtykke anvendes
Hvis virksomheden baserer optagelsen på samtykke, skal samtykket være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Tavshed eller manglende protest er ikke i sig selv et samtykke.

ZYNKs anbefalede standard er derfor, at medarbejderen forklarer det konkrete formål og får kunden til aktivt at tage stilling.

16. Dokumentation af kundens svar
Hvis virksomheden ønsker at dokumentere kundens svar på selve lydoptagelsen, kan optagelsen startes umiddelbart før spørgsmålet stilles.

Den korte første del bør kun bestå af:
informationen om optagelsen → spørgsmålet → kundens svar.

Ja → optagelsen fortsætter.
Nej → optagelsen stoppes og slettes straks.

ZYNK anbefaler ikke, at andet indhold optages før kunden er blevet informeret om optagelsen og dens formål.

17. Optagelse til dokumentation
Hvis optagelsen anvendes for at dokumentere samtalens indhold, bør virksomheden også overveje, om formålet kan opnås på en mindre indgribende måde, eksempelvis et telefonnotat, en e-mail efter samtalen, en ordrebekræftelse eller anden skriftlig dokumentation.

Optagelse bør bruges, når der er et reelt behov for det – ikke blot fordi funktionen findes.

18. Optagelse til træning og kvalitetssikring
Optagelser kan efter omstændighederne også anvendes til uddannelse og kvalitetssikring. Kunden skal informeres om det reelle formål og have mulighed for at tage stilling.

Hvis kunden siger nej, stoppes og slettes optagelsen straks.

19. Brug kun optagelsen til det oplyste formål
Hvis kunden accepterer en optagelse til ét bestemt formål, må optagelsen ikke automatisk anvendes til noget helt andet.

En samtale, der eksempelvis er optaget for at kontrollere tekniske specifikationer til et tilbud, må ikke efterfølgende frit anvendes som undervisningsmateriale alene fordi optagelsen allerede eksisterer.

Hvis samme optagelse ønskes anvendt til flere formål, skal virksomheden sikre, at hvert formål er tydeligt fastlagt, og at behandlingsgrundlaget dækker anvendelsen.

20. Følsomme oplysninger
En telefonsamtale kan indeholde oplysninger, som medarbejderen ikke på forhånd ved vil blive nævnt, eksempelvis oplysninger om helbred, religion, politiske forhold, fagforeningsforhold, seksuelle forhold eller andre særlige kategorier af personoplysninger.

Optagelsesfunktionen bør derfor ikke anvendes til systematisk behandling af følsomme oplysninger uden et særskilt lovligt grundlag.

21. Adgang til optagelser
Adgang til optagelser skal begrænses til personer, der har et sagligt og arbejdsbetinget behov. Optagelser må ikke deles unødvendigt, offentliggøres, anvendes privat eller bruges til andre formål alene fordi de teknisk kan tilgås.

22. Kundens rettigheder
En person, hvis samtale er blevet optaget, kan afhængigt af omstændighederne have rettigheder efter databeskyttelsesreglerne, herunder information, indsigt, rettelse, sletning, begrænsning og indsigelse.

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage med virkning for fremtiden. Virksomheden er ansvarlig for at håndtere sådanne henvendelser.

23. ZYNKs anbefalede arbejdsgang
1. Ring til kunden.
2. Før den almindelige samtale.
3. Vent til der opstår et konkret behov for optagelse.
4. Klik Start optagelse.
5. Forklar kunden hvorfor optagelsen ønskes.
6. Spørg kunden.

Kunden siger JA:
Fortsæt samtalen → afslut opkaldet → optagelsen gemmes under Gemte samtaler.

Kunden siger NEJ:
Optagelsen stoppes og slettes straks → fortsæt eventuelt samtalen → afslut opkaldet.

Den slettede lydoptagelse bliver ikke efterfølgende gemt under Gemte samtaler.

Kort fortalt
ZYNK er indrettet efter princippet om kun at optage det, der faktisk er behov for. Alle telefonsamtaler optages ikke automatisk. Optagelsen startes manuelt og kan startes senere i samtalen. Kunden informeres om det konkrete formål, og kundens aktive svar kan dokumenteres på optagelsen. Hvis kunden siger nej, stoppes og slettes optagelsen straks. Samtalen kan fortsætte efter sletningen, og den slettede optagelse kommer ikke tilbage efter opkaldets afslutning. Der er ingen 2-minuttersgrænse. Der gemmes højst 2 samtaler pr. kunde, samtale nr. 3 sletter automatisk den ældste, og optagelser slettes automatisk senest efter 3 måneder.

ZYNKs anbefalede standard er enkel: Vent til optagelsen er relevant, forklar det reelle formål og få kundens aktive stillingtagen. Ønsker virksomheden dokumentation for svaret, kan optagelsen startes umiddelbart før spørgsmålet. Ved ja fortsætter optagelsen. Hvis kunden siger nej, stoppes og slettes optagelsen straks.

BOOK ET MØDE

Formål
Denne guide viser dig, hvordan du booker et møde på den rigtige virksomhed i ZYNK, så mødet bliver gemt med tidspunkt, mødetype og den rigtige placering.

1. Åbn den virksomhed, mødet gælder
Start fra den relevante virksomhed eller fra dit arbejdsfelt på ringelisten. Kontrollér, at du står på den rigtige virksomhed, før du gemmer mødet.

2. Vælg Møde booket
Når kunden har sagt ja til et møde, vælger du resultatet Møde booket. ZYNK viser derefter de felter, der skal bruges til mødet.

3. Vælg mødetid
Feltet Mødetid skal udfyldes. Vælg dato og klokkeslæt for mødet. Tiden vælges i 15-minutters intervaller, altså minutterne 00, 15, 30 eller 45.

4. Vælg hvor mødet skal placeres
Under Placering er General – fælles mødepulje standard. Brug General, hvis mødet senere skal fordeles til en mødeafholder. Hvis mødet allerede skal direkte til en bestemt sælger, vælger du sælgeren på listen.

5. Vælg land
Vælg det land, mødet hører til. Danmark er standard, men du kan vælge et andet af de lande, der findes på listen.

6. Vælg mødetype
Vælg om mødet er Online, Telefon eller Fysisk. Det gør det tydeligt for den, der senere skal gennemføre mødet, hvordan mødet skal foregå.

7. Angiv varighed
Vælg mødevarigheden i minutter. Standard er 60 minutter, og varigheden kan angives i intervaller på 15 minutter.

8. Skriv en kort note
Skriv de vigtigste oplysninger fra aftalen i Kort note. Det kan for eksempel være, hvad kunden ønsker at tale om, en særlig aftale eller noget mødeafholderen skal vide.

9. Gem mødet
Kontrollér tidspunkt, placering, mødetype og varighed. Klik derefter Gem møde. Hvis mødetidspunktet mangler, bliver mødet ikke gemt, og ZYNK beder dig udfylde det.

10. Kontrollér mødet i kalenderen
Når mødet er gemt fra denne mødebooking, åbner ZYNK kalenderen på mødedatoen. Kontrollér, at mødet ligger på den rigtige dato og med de rigtige oplysninger.

Husk
General betyder fælles mødepulje. Vælg kun en bestemt sælger, når mødet skal direkte i den pågældende sælgers kalender.

BRUG MØDEPULJEN

Formål
Denne guide viser, hvordan du bruger Mødepuljen til at se ledige møder, tage et møde, planlægge dagen og registrere resultatet bagefter.

1. Åbn Mødepulje
Gå til Mødepulje i venstremenuen. Siden hedder Mødepulje og egne møder og samler både ledige møder og de møder, du selv har taget.

2. Brug overblikket øverst
Øverst kan du se Ledige møder, Mine møder, Mine i dag og Afholdt i perioden. Brug tallene til hurtigt at se, om der ligger møder, som mangler en mødeafholder, og hvor mange du selv har.

3. Vælg den visning der passer bedst
Du kan skifte mellem Liste, Kalender og Kort og rute. Liste er bedst til at tage og administrere møder. Kalender giver et hurtigt dagsoverblik. Kort og rute er især nyttigt ved fysiske møder og kan samle dagens adresser i en rute.

4. Filtrér møderne hvis listen er lang
Du kan filtrere på land, status, mødeafholder og datointerval. Klik Filtrér for at anvende valgene. Brug Nulstil for at komme tilbage til standardvisningen.

5. Find et ledigt møde
I listevisningen står et møde som Ledigt, når det endnu ikke har en mødeafholder. Du kan se dato og tid, land, kunde, hvem der har booket mødet, mødeafholder og status.

6. Klik Tag møde
Når du vil overtage et ledigt møde, klikker du Tag møde. ZYNK låser mødet automatisk til dig. Hvis en anden bruger når at tage det først, viser ZYNK en besked om, at mødet allerede er taget. Samtidig sender ZYNK automatisk en Microsoft Teams-invitation til alle registrerede mødedeltagere. Du behøver ikke sende invitationen manuelt.

7. Brug Forbered møde før mødet
Når mødet er dit, får du adgang til Forbered møde. Brug den før mødet, så du kan se virksomhedens oplysninger og være klar til samtalen.

8. Brug Administrér til status og mødeafholder
Under Administrér kan du ændre mødestatus. En firmaadministrator kan også skifte mødeafholder eller vælge Frigiv, hvis mødet skal tilbage som ledigt.

9. Registrér resultat efter mødet
Hvis du selv er mødeafholder, kan du vælge Resultat. Mulighederne er blandt andet Interesseret, Opfølgning, Tilbud ønskes, Ikke interesseret, Kunden mødte ikke og Gennemført.

10. Skriv et resultatnotat
Brug Notat til de vigtigste oplysninger fra mødet. Skriv kort og konkret, så næste person hurtigt kan forstå, hvad der blev aftalt.

11. Planlæg opfølgning hvis der er et næste skridt
Hvis kunden skal kontaktes igen, udfylder du Opfølgning med dato og tidspunkt. ZYNK bruger de samme 15-minutters intervaller som resten af systemet.

12. Opret salgsmulighed når mødet giver et reelt salg
Sæt flueben ved Opret salgsmulighed, hvis mødet skal føres videre til pipeline. Klik derefter Gem resultat.

13. Arkivér afsluttede møder
Når et møde har status Afholdt, Ikke afholdt eller Annulleret, kan det arkiveres. Arkivering fjerner det fra den normale aktive visning uden at slette historikken. Et arkiveret møde kan gendannes igen.

14. Reagér på kritiske møder
Hvis et møde inden for 24 timer stadig mangler mødeafholder, viser ZYNK en tydelig kritisk advarsel øverst. Brug den til at få mødet tildelt i tide.

Når du er færdig
Mødepuljen giver dig nu overblik over ledige og egne møder. Du kan tage et møde, forberede det, gennemføre det og registrere resultat og næste skridt uden at forlade ZYNK.

BRUG KALENDEREN

Formål
Denne guide viser, hvordan du bruger Kalenderen til at få overblik over møder og andre planlagte aktiviteter i ZYNK. Du kan skifte mellem måned, uge og dag, filtrere visningen og åbne den aktivitet, du skal arbejde videre med.

1. Åbn Kalender
Vælg Kalender i venstremenuen. Kalenderen viser de åbne aktiviteter, som du har adgang til efter din rolle og dine tildelinger.

2. Vælg Måned, Uge eller Dag
Øverst i kalenderen kan du vælge Måned, Uge eller Dag. Måned giver det brede overblik. Uge er god til planlægning af den aktuelle uge. Dag viser kun aktiviteter på den valgte dato.

3. Brug pilene til at gå frem og tilbage
Brug venstre og højre pil øverst til at gå til forrige eller næste måned, uge eller dag alt efter den valgte visning.

4. Klik I dag for hurtigt at komme tilbage
Hvis du har bladret væk fra den aktuelle dato, klikker du I dag. ZYNK beholder den valgte visning og går tilbage til den aktuelle dato.

5. Filtrér på aktivitetstype
Under Vis kan du vælge Alle typer, Opfølgning, Opkald, Møde, E-mail eller Andet. Kalenderen opdateres automatisk, når du vælger en type.

6. Filtrér på medarbejder hvis du har adgang til det
Firmaadministrator og Salgschef kan filtrere på medarbejder. Salgschef ser sit relevante team, mens almindelige brugere kun ser deres egne tildelte aktiviteter.

7. Se tidspunkt og aktivitet direkte i kalenderen
Hver aktivitet viser tidspunkt og titel. For møder vises virksomhedens navn, når det findes. Dagens dato er tydeligt markeret.

8. Brug farverne til at se ansvarlig
Aktiviteter og møder bruger den ansvarlige medarbejders faste farve. Et møde uden mødeafholder vises som Ikke tildelt, så det er tydeligt, at nogen stadig skal tage ansvar for mødet.

9. Klik på en aktivitet for at åbne den
Klik på en kalenderpost for at arbejde videre. Et møde åbner mødeforberedelsen. Andre aktiviteter åbner den relevante opgave, hvor du kan se eller ændre oplysningerne.

10. Opret en ny aktivitet
Klik + Ny aktivitet øverst, når du vil oprette en opgave, et opkald, en opfølgning eller en anden aktivitet. Den oprettes via Opgaver og vises derefter i kalenderen, når den har en dato og er åben.

11. Book møder direkte når det er relevant
Når et møde bookes i ZYNK, gemmes det sammen med kunden og vises i kalenderen. Et møde kan også ligge i mødepuljen, hvis det endnu ikke er tildelt en bestemt mødeafholder.

12. Brug kalenderen som dagens arbejdsplan
Start dagen med Uge eller Dag, kontrollér møder og opgaver, og åbn posterne direkte fra kalenderen. Når en aktivitet afsluttes, forsvinder den fra den normale visning af åbne aktiviteter.

Når du er færdig
Du kan nu bruge Kalenderen som samlet overblik over planlagte møder og aktiviteter og hurtigt åbne det næste, du skal arbejde med.

SKRIV MØDERESUMÉ

Formål
Denne guide viser, hvordan du afslutter et møde i ZYNK med et møderesumé, så aftaler, beslutninger og næste skridt bliver gemt på den rigtige kunde.

1. Åbn mødet
Åbn det relevante møde fra kalenderen eller mødeforberedelsen. På siden Mødeforberedelse kan du vælge Afslut møde for at gå videre til Møderesumé.

2. Vælg om resuméet skal skrives manuelt eller hjælpes af en optagelse
Du kan udfylde møderesuméet manuelt. Hvis du har en mødeoptagelse og adgang til AI-funktionen, kan du også uploade optagelsen og vælge Transskriber og udfyld resumé. ZYNK bruger i så fald analysen til at forudfylde felterne.

3. Kontrollér altid det forudfyldte indhold
En uploadet optagelse gemmer ikke automatisk et møderesumé i CRM. Gennemgå alle felter og ret dem, før du godkender og gemmer. Selve den uploadede fil bruges til analysen og gemmes ikke permanent.

4. Vælg Kilde
Under Kilde vælger du, hvor oplysningerne kommer fra. Mulighederne omfatter Manuel, Uploadet mødeoptagelse, Microsoft Teams, Outlook / Microsoft 365 og Relatel.

5. Vælg Møderesultat
Vælg det resultat, der bedst beskriver mødet: Opfølgning, Tilbud ønskes, Nyt møde, Vundet, Tabt eller Uafklaret.

6. Udfyld de vigtigste oplysninger fra mødet
Skriv det relevante indhold i felterne Formål med mødet, Hvad blev aftalt, Beslutninger, Åbne punkter, Indvendinger, Konkurrenter nævnt, Budget, Tidsplan, Beslutningstagere og Næste skridt. Du behøver kun udfylde de felter, der giver mening for mødet.

7. Vælg Opfølgningsdato hvis der er et næste skridt
Hvis kunden skal kontaktes igen, vælg dato og tidspunkt i Opfølgningsdato. Tiden følger ZYNKs 15-minutters intervaller.

8. Kontrollér Kvalitetsscore
Feltet Kvalitetsscore går fra 0 til 100. Hvis resuméet er forudfyldt fra en analyse, kan scoren bruges som en vurdering af kvaliteten. Kontrollér den sammen med resten af indholdet.

9. Brug Transskription / rå noter når det er relevant
Du kan indsætte rå noter eller en transskription fra for eksempel Teams, Relatel, Outlook/Microsoft 365 eller et andet system. Det gemmes sammen med møderesuméet som dokumentation for mødet.

10. Vælg eventuelle handlinger efter mødet
Under Opret efter godkendelse kan du vælge en eller flere handlinger: Opret opfølgningsopgave, Opret tilbudskladde, Opret næste møde eller Opret e-mailkladde med resumé.

11. Opret kun de handlinger der faktisk skal bruges
Sæt kun flueben ved de handlinger, du ønsker oprettet. En opfølgningsopgave bruger den valgte opfølgningsdato, hvis den findes. Et næste møde kræver en opfølgningsdato for at kunne oprettes.

12. Klik Gem møderesumé og handlinger
Når du har gennemgået resultat, aftaler og næste skridt, klikker du Gem møderesumé og handlinger. ZYNK gemmer resuméet i kundehistorikken og markerer mødet som afholdt.

13. Kontrollér at kundehistorikken er opdateret
Efter gemning viser ZYNK en bekræftelse på, at møderesuméet er gemt og kundehistorikken opdateret. De valgte ekstra handlinger bliver samtidig oprettet.

Husk
Et godt møderesumé skal især gøre det klart, hvad kunden sagde ja eller nej til, hvad der blev aftalt, hvem der beslutter, og præcis hvad næste skridt er.

OPRET OG AFSLUT EN OPGAVE

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter en opgave i ZYNK, holder styr på den og markerer den som udført, når arbejdet er færdigt.

1. Åbn Opgaver
Klik på Opgaver i menuen. Her er det daglige arbejde samlet under fanerne Aktive opgaver, Opfølgninger og Afsluttede / arkiv.

2. Bliv på Aktive opgaver
Når du vil oprette eller arbejde med almindelige opgaver, skal du bruge fanen Aktive opgaver. Her ser du formularen Ny opgave og listen over åbne opgaver.

3. Skriv en tydelig titel
I feltet Titel skriver du kort, hvad der skal gøres. Eksempel: Ring til kunden om tilbud eller Send materiale efter møde. Titlen er obligatorisk.

4. Vælg Kunde hvis opgaven hører til en kunde
I feltet Kunde kan du søge efter og vælge den virksomhed, opgaven vedrører. Når opgaven senere afsluttes, kan ZYNK dermed gemme den udførte aktivitet i den rigtige kundes kommunikationshistorik.

5. Vælg Type
Vælg den type, der passer til arbejdet: Opfølgning, Opkald, Møde, E-mail eller Andet. For en mødebooker bookes møder fra mødebooker-flowet og ikke som en almindelig opgave, så Møde er ikke et valg dér.

6. Vælg Prioritet
Vælg Lav, Normal eller Høj. Brug prioriteten til at gøre det tydeligt, hvilke opgaver der kræver mest opmærksomhed.

7. Angiv Start
Hvis opgaven skal begynde på et bestemt tidspunkt, vælg dato og tidspunkt i Start.

8. Angiv Deadline
Hvis opgaven skal være færdig senest på et bestemt tidspunkt, vælg dato og tidspunkt i Deadline. Det gør det lettere at se, hvad der haster, og hvilke opgaver der er blevet forfaldne.

9. Skriv Beskrivelse
Brug Beskrivelse til de oplysninger, du skal huske, når opgaven udføres. Skriv hellere den konkrete aftale eller handling end en løs note.

10. Klik Gem opgave
Når oplysningerne er korrekte, klikker du Gem opgave. Opgaven gemmes som åben og vises blandt de aktive opgaver.

11. Redigér en opgave hvis noget ændrer sig
Åbn den eksisterende opgave, hvis titel, kunde, type, prioritet, start, deadline eller beskrivelse skal ændres. Ret oplysningerne og klik Gem ændringer. Du kan vælge Annuller, hvis du ikke vil gemme ændringerne.

12. Udfør opgaven
Når tidspunktet kommer, udfører du den aftalte handling. Brug kundekortet, opkald, e-mail eller den relevante ZYNK-funktion efter opgavens indhold.

13. Markér opgaven som udført
Når arbejdet faktisk er færdigt, bruger du handlingen til at markere opgaven som udført. ZYNK ændrer opgavens status til afsluttet.

14. Kundens historik opdateres
Hvis opgaven er knyttet til en kunde, gemmer ZYNK den udførte opgave i kundens kommunikationshistorik. Opgavens titel og eventuelle beskrivelse følger med, så det bagefter kan ses, hvad der blev gjort.

15. Find afsluttede opgaver
Klik på fanen Afsluttede / arkiv for at se opgaver, der ikke længere er aktive. Her kan du se dato, opgave, kunde og status.

16. Arkivér når du vil rydde op
En udført opgave kan arkiveres fra Afsluttede / arkiv. Arkivering fjerner den ikke fra historikken, men ændrer status til Arkiveret.

17. Gendan en arkiveret opgave hvis nødvendigt
Hvis en opgave er blevet arkiveret og skal tilbage blandt de afsluttede opgaver, kan du vælge Gendan.

Husk
Opret opgaven, når der er en konkret handling, der skal udføres. Markér den først som udført, når handlingen faktisk er gennemført. Så giver både opgavelisten og kundehistorikken et retvisende billede af arbejdet.

FØLG OP PÅ LEADS OG KUNDER

Formål
Denne guide viser, hvordan du planlægger og gennemfører opfølgning på et lead eller en kunde, så den næste aftalte kontakt ikke bliver glemt.

1. Start på kundekortet
Åbn den virksomhed, du har haft kontakt med. Kundekortet samler historikken og gør det muligt at registrere, hvad der er sket, og hvad næste skridt skal være.

2. Registrér den kontakt du har haft
Når du har talt med kunden, sendt en e-mail eller haft en anden kontakt, registrerer du den på kundekortet. Skriv et kort notat, så det er tydeligt, hvad der blev aftalt.

3. Angiv næste kontakt når der er en aftale
Hvis kunden skal kontaktes igen, vælger du dato og tidspunkt for næste kontakt. Brug det tidspunkt, der faktisk er aftalt med kunden, så opfølgningen bliver konkret.

4. ZYNK gemmer opfølgningen på kunden
Når en næste kontakt er angivet, gemmer ZYNK tidspunktet sammen med aktiviteten. Den planlagte handling bliver dermed knyttet til den rigtige virksomhed og kan findes igen fra opfølgningsoversigten.

5. ZYNK opretter også en åben opgave
Når du gemmer en kontakt med et tidspunkt for næste kontakt, opretter ZYNK samtidig en åben opgave til dig på samme dato og tidspunkt. Opgavetypen følger kontakten, for eksempel Opkald eller E-mail, når det er relevant.

6. Åbn Opgaver → Opfølgninger
Gå til Opgaver og vælg fanen Opfølgninger. Her samler ZYNK de planlagte næste kundehandlinger fra kommunikationshistorikken.

7. Brug listen Planlagte opfølgninger
Listen viser Dato, Kunde, Kontakt og Handling. Den tidligste planlagte opfølgning står først, så du kan arbejde dig gennem de aftaler, der skal håndteres.

8. Se hvad der skal ske
Under Handling kan du se den registrerede næste handling. Hvis der ikke står en særlig handling, vises den som Opfølgning. Brug datoen og oplysningerne om kunden til at se, hvad du skal gøre og hvornår.

9. Klik på kunden
Klik på virksomhedens navn i opfølgningslisten for at åbne kundekortet. Her kan du se kundens historik og de oplysninger, du skal bruge, før du tager kontakt.

10. Gennemfør den aftalte kontakt
Ring, send e-mail eller udfør den handling, der er aftalt. Brug de almindelige ZYNK-funktioner på kundekortet eller den tilhørende opgave.

11. Registrér resultatet bagefter
Når kontakten er gennemført, registrerer du resultatet på kunden. Skriv kort, hvad der skete, så historikken fortsat viser det rigtige forløb.

12. Planlæg en ny opfølgning hvis kunden skal kontaktes igen
Hvis der er endnu et næste skridt, angiver du en ny dato og et nyt tidspunkt. På den måde fortsætter opfølgningskæden, indtil sagen er afsluttet eller flyttet videre til for eksempel møde, tilbud eller salg.

13. Brug Aktive opgaver sammen med Opfølgninger
Den planlagte kontakt kan også ligge som en åben opgave under Aktive opgaver. Når den konkrete opgave er udført, markerer du opgaven som udført, så opgavelisten afspejler det arbejde, der faktisk mangler.

14. Mødebookere ser kun relevante opfølgninger
ZYNK tager hensyn til mødebookerens eget arbejde. Virksomheder, som er sendt videre eller markeret som ikke interesserede og fortsat er i den relevante spærringsperiode, vises ikke som almindelige planlagte opfølgninger for mødebookeren.

Husk
En god opfølgning består af tre ting: hvad der blev aftalt, hvornår næste kontakt skal ske, og hvad du skal gøre. Når de tre oplysninger er registreret, hjælper ZYNK med at holde aftalen synlig, indtil du følger op.

OPRET EN SALGSMULIGHED

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter en salgsmulighed i ZYNK, så et konkret salg kan følges i salgspipelinen fra første mulighed til vundet eller tabt.

1. Åbn Pipeline
Klik på Pipeline i menuen. Siden hedder Salgspipeline og viser både overblik, forecast og de enkelte salgsmuligheder fordelt på faser.

2. Find området Opret salgsmulighed
På siden finder du feltet Ny mulighed med overskriften Opret salgsmulighed. Det er her, en ny salgsmulighed oprettes.

3. Vælg den rigtige kunde
Klik i feltet Kunde og begynd at skrive virksomhedens navn. Vælg virksomheden fra søgeresultatet. Salgsmuligheden skal altid knyttes til en eksisterende virksomhed i ZYNK.

4. Skriv en tydelig titel
I Titel skriver du kort, hvad salget handler om. Eksempel: Nyt CRM-abonnement, Telefoni-løsning eller Rådgivningsaftale. Titlen er obligatorisk og bliver vist på kortet i pipelinen.

5. Angiv Forventet værdi
Skriv den forventede salgsværdi. Brug det beløb, du realistisk forventer, hvis salget bliver gennemført. Værdien bruges i pipeline-overblikket og forecast.

6. Vælg den rigtige Fase
Vælg hvor langt salget er kommet. De eksisterende faser er Nyt lead, Kontaktet, Møde, Tilbud, Vundet og Tabt. Ved en helt ny mulighed vil Nyt lead ofte være det naturlige udgangspunkt, men vælg den fase der passer til den faktiske situation.

7. Angiv Sandsynlighed
I Sandsynlighed (%) angiver du din egen vurdering fra 0 til 100. En ny mulighed starter som standard på 10 %. Tallet bruges sammen med værdien til det vægtede forecast.

8. Vælg Forventet afslutning
Hvis du har et realistisk tidspunkt for, hvornår kunden forventes at beslutte sig, vælger du datoen i Forventet afslutning. ZYNK bruger datoen til forecast for Forfalden, Denne måned, Næste måned, Senere eller Uden dato.

9. Vælg Ansvarlig
Vælg den medarbejder, der ejer salgsmuligheden. Som udgangspunkt er den aktuelle bruger valgt, men du kan vælge en anden aktiv bruger, hvis salget skal ejes af en anden.

10. Brug Noter til vigtig salgsinformation
Skriv de oplysninger, der er vigtige for at forstå muligheden. Det kan være kundens behov, aftalt næste skridt, budget, konkurrenter eller andre forhold, der er relevante for salget.

11. Vundet/tabt årsag bruges først ved afslutning
Feltet Vundet/tabt årsag skal bruges, når salgsmuligheden senere markeres som Vundet eller Tabt. ZYNK kræver en årsag i de to afsluttende faser. Ved en almindelig åben salgsmulighed behøver du ikke udfylde feltet.

12. Klik Opret salgsmulighed
Når oplysningerne er korrekte, klikker du Opret salgsmulighed. ZYNK gemmer muligheden og registrerer i aktivitetsloggen, hvilken fase den blev oprettet i.

13. Find salgsmuligheden i pipelinen
Den nye mulighed vises som et kort under den valgte fase. Kortet viser blandt andet titel, kunde, forventet værdi, manuel sandsynlighed, fase, forventet afslutning og ansvarlig.

14. Brug Pipeline-fokus
Øverst i pipelinen kan ZYNK vise åbne muligheder, der kræver opmærksomhed. Her indgår blandt andet risiko, værdi, afslutningsdato og om der mangler en planlagt næste aktivitet. Brug det som hjælp til at prioritere de salg, der kræver handling.

15. Åbn Salgsmulighed 360° når du vil se hele forløbet
Fra salgskortet kan du åbne Salgsmulighed 360°. Her samles den aktuelle salgsmulighed med blandt andet opgaver, tilbud, opkald, møder, aktiviteter og pipeline-historik for den tilknyttede kunde.

16. Redigér salgsmuligheden når noget ændrer sig
Åbn Rediger på salgskortet, hvis titel, kunde, værdi, fase, sandsynlighed, afslutningsdato, ansvarlig eller noter skal opdateres. Klik Gem ændringer bagefter. Ændringerne bliver registreret i aktivitetsloggen.

17. Hold næste aktivitet levende
En salgsmulighed bør normalt have et konkret næste skridt. Opret en opgave, send e-mail, book møde eller registrér anden relevant aktivitet, så muligheden ikke bliver stående uden planlagt handling.

Husk
Opret først en salgsmulighed, når der er et reelt salg at følge. Hold værdi, fase, sandsynlighed, forventet afslutning og næste aktivitet opdateret. Så bliver både pipeline og forecast mere retvisende.

ARBEJD MED SALGSPIPELINEN

Formål
Denne guide viser, hvordan du bruger Salgspipelinen til at holde styr på åbne salg, flytte dem frem i salgsforløbet og holde forecast og næste handling opdateret.

1. Åbn Pipeline
Klik på Pipeline i menuen. Siden hedder Salgspipeline og samler alle salgsmuligheder i de faser, de befinder sig i.

2. Forstå faserne
Pipelinen er opdelt i Nyt lead, Kontaktet, Møde, Tilbud, Vundet og Tabt. En salgsmulighed skal stå i den fase, der bedst beskriver, hvor langt salget faktisk er kommet.

3. Brug kortene som dit arbejds-overblik
Hver salgsmulighed vises som et kort. Her kan du blandt andet se titel, kunde, forventet værdi, fase, manuel sandsynlighed, forventet afslutningsdato og ansvarlig. Kortet viser også ZYNKs salgsindsigt og forslag til næste handling.

4. Flyt en mulighed når salget går videre
Når et salg skifter fase, kan du trække kortet til den nye fase. Brug håndtaget mærket Træk og slip kortet i den korrekte kolonne. Du kan også ændre fasen via fasevælgeren på kortet.

5. Hold fasen realistisk
Flyt ikke en mulighed frem, før den reelt er nået til næste trin. Et salg, hvor kunden kun er kontaktet, bør ikke stå i Tilbud, før der faktisk er et tilbudsforløb. En korrekt fase gør pipeline-overblikket mere retvisende.

6. Opdatér sandsynligheden
Sandsynlighed (%) er din manuelle vurdering af chancen for, at salget bliver gennemført. Åbn Rediger på kortet, hvis vurderingen ændrer sig, og klik Gem ændringer bagefter.

7. Opdatér den forventede afslutning
Hvis beslutningsdatoen ændrer sig, retter du Forventet afslutning. Datoen bruges i forecastet, så muligheder fordeles på Forfalden, Denne måned, Næste måned, Senere eller Uden dato.

8. Brug forecastet øverst
Forecast viser den sandsynlighedsvægtede værdi af de åbne salg. Det betyder, at forventet værdi og sandsynlighed arbejder sammen. Jo mere korrekt du holder begge felter, desto mere brugbart bliver forecastet.

9. Brug Pipeline-fokus
Området Muligheder der kræver opmærksomhed hjælper med at prioritere åbne salg. ZYNK ser blandt andet på risiko, værdi, afslutningsdato og om der mangler en planlagt næste aktivitet.

10. Filtrér når pipelinen bliver stor
Du kan søge efter kunde eller salgsmulighed og filtrere på fase. I Pipeline-fokus kan du desuden filtrere efter ansvarlig, team, land, risiko og afslutningsdato samt sortere efter blandt andet højeste fokus, værdi eller nærmeste afslutning.

11. Sørg for en konkret næste aktivitet
En åben salgsmulighed bør normalt have et næste skridt. Fra salgskortet kan du åbne kunden, sende e-mail eller oprette en opgave. Hvis der ikke er planlagt en næste aktivitet, gør Pipeline-fokus opmærksom på det.

12. Brug Salgsmulighed 360°
Klik Salgsmulighed 360° på kortet, når du vil se hele salgsforløbet samlet. Her kan du arbejde videre med den aktuelle mulighed og se relevante opgaver, tilbud, opkald, møder, aktiviteter og pipeline-historik.

13. Brug aktivitetsloggen
På hvert salgskort findes Aktivitetslog. Her kan du se registrerede ændringer, hvem der foretog dem, og hvornår de skete. Brug den, hvis du skal forstå, hvordan salgsmuligheden har udviklet sig.

14. Redigér når fakta ændrer sig
Åbn Rediger på salgskortet, hvis titel, kunde, værdi, fase, sandsynlighed, afslutningsdato, ansvarlig eller noter skal ændres. Klik Gem ændringer. ZYNK registrerer ændringerne i aktivitetsloggen.

15. Vundet og Tabt er afsluttede faser
Når et salg reelt er afsluttet, flyttes det til Vundet eller Tabt. ZYNK kræver en årsag, når en mulighed afsluttes i en af disse to faser. Selve registreringen af årsagen gennemgås i den næste guide.

Husk
Pipeline er kun så præcis som de oplysninger, der bliver vedligeholdt. Hold især fase, værdi, sandsynlighed, afslutningsdato og næste aktivitet opdateret. Så kan både den enkelte sælger og ledelsen bruge pipelinen som et reelt arbejds- og forecastværktøj.

MARKÉR SALG SOM VUNDET ELLER TABT

Formål
Denne guide viser, hvordan du afslutter en salgsmulighed korrekt som Vundet eller Tabt, og hvordan du registrerer årsagen, så pipeline, forecast og Win/Loss-data bliver retvisende.

1. Åbn Pipeline
Klik på Pipeline i menuen og find den salgsmulighed, der er færdigbehandlet. Du skal først afslutte den, når resultatet reelt er kendt.

2. Vælg Vundet når kunden har sagt ja
Hvis salget er gennemført, flytter du salgsmuligheden til fasen Vundet. Det kan ske ved at flytte kortet til Vundet eller ved at vælge Vundet som fase på salgsmuligheden.

3. Vælg Tabt når salget ikke bliver til noget
Hvis kunden har sagt nej, valgt en anden løsning eller salget på anden måde er afsluttet uden ordre, vælger du Tabt. Brug ikke Tabt blot fordi et salg står stille – kun når muligheden faktisk er afsluttet.

4. Angiv altid årsagen
Når du vælger Vundet eller Tabt, kræver ZYNK en Vundet/tabt årsag. Skriv den konkrete grund i et kort, forståeligt sprog. Eksempler kan være God løsning til behovet, Pris accepteret, Valgte konkurrent, Budget mangler eller Projekt udsat.

5. ZYNK gemmer ikke afslutningen uden årsag
Hvis du forsøger at markere en salgsmulighed som Vundet eller Tabt uden en årsag, stopper ZYNK handlingen og viser beskeden om, at der skal angives en årsag. Det sikrer, at afsluttede salg ikke ender uden forklaring.

6. Afslutningstidspunktet gemmes automatisk
Når salgsmuligheden går til Vundet eller Tabt, gemmer ZYNK automatisk tidspunktet for afslutningen. Du skal derfor ikke selv indtaste en særskilt afslutningsdato for selve resultatet.

7. Årsagen følger salgsmuligheden
På et salgskort i Vundet eller Tabt vises den gemte årsag sammen med salgsmuligheden. Årsagen kan dermed ses igen senere og bruges i salgsanalysen.

8. Ændringen registreres i aktivitetsloggen
Når fasen ændres, skriver ZYNK ændringen i salgsmulighedens aktivitetslog. Her kan man se, hvilken fase den kom fra, hvilken fase den blev flyttet til, årsagen samt hvem og hvornår ændringen blev foretaget.

9. Vundet og Tabt forlader de åbne tal
En salgsmulighed i Vundet eller Tabt tæller ikke længere som en åben mulighed. Den indgår derfor heller ikke længere i Åben værdi eller det vægtede forecast for åbne salg.

10. Vundne salg tæller i Vundet værdi
Når en salgsmulighed markeres som Vundet, tæller dens værdi med i Vundet værdi på pipeline-overblikket. ZYNK bruger også antallet af vundne og tabte salg til at beregne Vinderprocent.

11. Brug den rigtige værdi før du afslutter
Kontrollér gerne Forventet værdi, før du markerer salget som Vundet eller Tabt. Den registrerede værdi bruges i pipeline- og Win/Loss-analyserne, så afsluttede salg bør stå med et realistisk beløb.

12. Tilbud til ordre kan afslutte salget automatisk
Hvis et tilbud i ZYNK konverteres til en ordre, kan den tilknyttede åbne salgsmulighed automatisk blive sat til Vundet. ZYNK sætter i dette flow sandsynligheden til 100 %, bruger ordrebeløbet som salgsværdi og gemmer en årsag med henvisning til ordren. Du skal derfor ikke bagefter markere det samme salg som Vundet en ekstra gang.

13. Brug Win/Loss Intelligence bagefter
De gemte vundne/tabte årsager bruges af ZYNKs Win/Loss Intelligence. Jo mere konkrete årsagerne er, desto bedre bliver overblikket over, hvorfor virksomheden vinder og taber salg.

14. Hvis et resultat senere var forkert
En salgsmulighed kan flyttes tilbage til en åben fase, hvis den blev afsluttet forkert. Når den ikke længere står som Vundet eller Tabt, rydder ZYNK den gemte afslutningsårsag og afslutningstidspunktet for den aktuelle afslutning. Registrér derefter den korrekte fase og næste aktivitet.

Husk
Brug Vundet og Tabt som rigtige slutresultater – ikke som midlertidige statusser. Angiv altid den konkrete årsag. Det gør både pipeline, forecast, vinderprocent og Win/Loss-analysen mere pålidelige.

OPRET OG SEND ET TILBUD

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter et tilbud i ZYNK, kontrollerer priser og totaler og sender tilbuddet til kunden med PDF vedhæftet.

1. Åbn Tilbud
Klik på Tilbud i menuen. Siden viser firmaets tilbud og deres status. Klik Opret nyt tilbud for at lave et nyt tilbud. Du kan også starte et nyt tilbud direkte fra kundekortet med Nyt tilbud.

2. Skriv en tydelig tilbudstitel
I feltet Tilbudstitel skriver du kort, hvad tilbuddet omfatter. Eksempel: CRM-løsning 2026, Serviceaftale eller Rådgivningsforløb. Titlen er obligatorisk.

3. Vælg den rigtige kunde
Klik i feltet Kunde, begynd at skrive virksomhedens navn og vælg kunden fra søgeresultatet. Et tilbud skal være knyttet til en eksisterende virksomhed i ZYNK.

4. Kontrollér tilbudsdatoen
Feltet Tilbudsdato er obligatorisk. Kontrollér, at datoen er den dato, tilbuddet skal udstedes på.

5. Angiv Gyldig til hvis tilbuddet har en frist
Hvis kunden kun kan acceptere tilbuddet frem til en bestemt dato, vælger du den i Gyldig til. Hvis der ikke skal være en bestemt udløbsdato, kan feltet stå tomt.

6. Status styres automatisk
Et nyt tilbud oprettes som Kladde. Statusfeltet er kun til visning. ZYNK ændrer status automatisk, når tilbuddet senere bliver sendt, accepteret, afvist eller udløber.

7. Udfyld den første tilbudslinje
Under Tilbudslinjer skriver du den vare eller ydelse, kunden skal have. Udfyld Beskrivelse, Antal, Enhed, Enhedspris og eventuel Rabat %. Linjetotalen beregnes automatisk.

8. Tilføj flere linjer hvis tilbuddet består af flere dele
Klik Tilføj linje for hver ekstra vare eller ydelse. Hver linje kan have sit eget antal, enhed, pris og rabat. Brug krydset til højre, hvis en linje skal fjernes.

9. Brug Samlet rabat hvis hele tilbuddet skal have rabat
Under beregningen kan du vælge Samlet rabat som Procent eller Fast beløb og derefter skrive Rabatværdi. Denne rabat lægges oven i eventuelle rabatter på de enkelte linjer.

10. Kontrollér Moms %
Kontrollér momsprocenten før du gemmer. ZYNK beregner automatisk Subtotal, Samlet rabat, Moms og Total inkl. moms ud fra tilbudslinjerne og de valgte rabatter.

11. Vælg Gem som kladde hvis tilbuddet ikke er klar til kunden
Klik Gem som kladde, hvis du vil gemme tilbuddet og kontrollere det senere. ZYNK opretter et tilbudsnummer og viser tilbuddet i tilbudslisten som Kladde.

12. Kontrollér tilbuddet og PDF'en
Fra tilbudslisten eller det gemte tilbud kan du åbne PDF. PDF'en indeholder tilbudsnummer, dato, eventuel gyldighed, afsender- og kundeoplysninger, tilbudslinjer, rabat, moms og total. Brug denne kontrol, hvis du vil se dokumentet, før kunden modtager det.

13. Send fra et gemt tilbud
Åbn tilbuddet og vælg Send. ZYNK åbner e-mailvinduet til tilbuddet. Modtageren udfyldes fra kundens e-mail, og standardemne og standardtekst hentes fra firmaets tilbudsskabelon.

14. Kontrollér Modtager, Emne og E-mailtekst
Inden du sender, kontrollerer du kundens e-mailadresse, emnet og teksten. Du kan rette dem til det konkrete tilbud. PDF-filen med tilbudsnummeret vises som vedhæftning.

15. Klik Send tilbud
Klik Send tilbud, når alt er korrekt. ZYNK sender e-mailen med PDF vedhæftet. Tilbudsstatus ændres først til Sendt, når afsendelsen er gennemført korrekt.

16. Brug Gem og send når et nyt tilbud er helt færdigt
Når du opretter et nyt tilbud, kan du vælge Gem og send i stedet for først at gemme som kladde. ZYNK gemmer da tilbuddet og fører dig direkte videre til afsendelsen. Brug kun denne knap, når tilbudslinjer, priser, datoer og kunde er kontrolleret.

17. Kontrollér bekræftelsen efter afsendelse
Efter en korrekt afsendelse viser ZYNK en bekræftelse med tilbudsnummer, modtager, tidspunkt og at PDF var vedhæftet. I tilbudslisten står tilbuddet derefter som Sendt.

18. ZYNK kan planlægge tilbudsopfølgning automatisk
Når et tilbud sendes, beregner ZYNK en opfølgningsdato ud fra firmaets indstilling for tilbudsopfølgning. Hvis automatisk opgave er slået til, oprettes en åben opgave til den bruger, der sendte tilbuddet, så kunden bliver fulgt op på den planlagte dato.

19. Brug Opfølgning på et sendt tilbud
Et tilbud med status Sendt får handlingen Opfølgning i tilbudslisten. Her kan du sende en opfølgningsmail med tilbuds-PDF'en vedhæftet. Standardtekst og emne kan tilpasses før afsendelse.

Husk
Kontrollér altid kunde, tilbudslinjer, priser, rabat, moms og gyldighed før afsendelse. Brug Kladde, når tilbuddet ikke er færdigt, og Send først, når kunden skal modtage den endelige PDF.

LAV TILBUD OM TIL ORDRE

Formål
Denne guide viser, hvordan du gør et sendt eller accepteret tilbud til en rigtig ordre i ZYNK uden at skrive kunde, beløb og tilbudslinjer ind igen.

1. Åbn Tilbud
Klik på Tilbud i menuen og find det tilbud, kunden har accepteret. Konverteringen bruges først, når tilbuddet reelt er vundet.

2. Kontrollér at tilbuddet er sendt eller accepteret
ZYNK kan kun konvertere et tilbud til ordre, når tilbuddet har status Sendt eller Accepteret. Et tilbud, der stadig er Kladde, skal derfor først færdiggøres og sendes.

3. Brug Vundet fra tilbudslisten
På et tilbud med status Sendt findes knappen Vundet i tilbudslisten. Klik Vundet, når kunden har accepteret tilbuddet, og bekræft at tilbuddet skal konverteres til en ordre.

4. Du kan også åbne tilbuddet først
Hvis du åbner det sendte tilbud, vises knappen Vundet / Konverter til ordre øverst. Den udfører den samme konvertering.

5. Bekræft konverteringen
ZYNK spørger, om du er sikker på, at tilbuddet skal konverteres til ordre. Kontrollér derfor én sidste gang, at det er det rigtige tilbud, før du fortsætter.

6. Ordrenummer oprettes automatisk
Når du fortsætter, opretter ZYNK automatisk et nyt ordrenummer i formatet ORD-ÅR-XXXX. Du skal ikke selv skrive ordrenummeret.

7. ZYNK genbruger oplysningerne fra tilbuddet
Den nye ordre overtager automatisk kunden, tilbudsreferencen, titlen, valutaen, subtotal, rabat, moms og total fra tilbuddet. Du skal derfor ikke indtaste de samme oplysninger igen.

8. Alle tilbudslinjer kopieres til ordren
Vare- og ydelseslinjerne fra tilbuddet bliver kopieret til ordren med rækkefølge, beskrivelse, antal, enhed, enhedspris, rabat og linjetotal. Det gør ordren til en direkte fortsættelse af det accepterede tilbud.

9. Ordren oprettes som åben
Den nye ordre får status Åben. Ordredatoen sættes automatisk til den aktuelle dato, og den bruger, der gennemfører konverteringen, registreres som ansvarlig/opretter.

10. Tilbuddet ændres til Accepteret
Når ordren er oprettet korrekt, ændrer ZYNK tilbuddet til status Accepteret. Tilbuddets planlagte opfølgning markeres samtidig som afsluttet, fordi tilbuddet nu er blevet til en ordre.

11. Salgsmuligheden markeres automatisk som Vundet
Hvis tilbuddet allerede er knyttet til en salgsmulighed, bruger ZYNK den. Hvis der ikke er en direkte kobling, forsøger ZYNK at finde den seneste åbne salgsmulighed på samme kunde.

12. ZYNK opdaterer salgsresultatet
Den fundne salgsmulighed sættes automatisk til Vundet med 100 % sandsynlighed. Salgsværdien sættes til tilbudlets total, og årsagen gemmes som Vundet via ordre sammen med ordrenummeret. Ændringen registreres også i salgsmulighedens aktivitetslog.

13. Kunden bliver registreret som Kunde
Hvis virksomheden stadig står som lead, prospect eller aktiv post, ændrer ZYNK den til Kunde, når den vundne ordre oprettes. Den skal derfor ikke manuelt flyttes til kundelisten bagefter.

14. ZYNK gemmer konverteringen i kundehistorikken
Efter en vellykket konvertering registrerer ZYNK en aktivitet på kunden, som fortæller, hvilket tilbud der blev konverteret til hvilket ordrenummer.

15. Den nye ordre åbnes automatisk
Når alt er gemt korrekt, sender ZYNK dig direkte til den nye ordre. Her kan du fortsætte med de oplysninger, der hører til ordrebehandlingen.

16. Samme tilbud kan ikke skabe to ordrer
Hvis der allerede findes en ordre fra tilbuddet, opretter ZYNK ikke en ny kopi. I stedet åbnes den eksisterende ordre.

Husk
Brug kun Vundet / Konverter til ordre, når kunden reelt har accepteret tilbuddet. Konverteringen er ikke bare en kopi: den opretter ordren, afslutter tilbudsopfølgningen, markerer det relevante salg som vundet og sørger for, at virksomheden står som Kunde.

OPRET OG SEND EN FAKTURA

Formål
Denne guide viser, hvordan du opretter en faktura fra en ordre i ZYNK, kontrollerer betalingsoplysningerne, sender fakturaen med PDF og bagefter holder styr på betaling og restbeløb.

1. Start fra den rigtige ordre
Åbn Ordrer og vælg den ordre, der skal faktureres. På den åbne ordre klikker du Opret faktura. I ZYNK oprettes en faktura fra en eksisterende ordre – ikke som et løst dokument uden ordregrundlag.

2. ZYNK genbruger ordren automatisk
Når du klikker Opret faktura, overtager ZYNK kunden, ordrenummeret, titlen, valutaen, subtotal, rabat, moms, total og ordrelinjerne. Du skal derfor ikke skrive de samme varer eller ydelser ind igen.

3. Fakturanummeret oprettes automatisk
ZYNK laver selv det næste fakturanummer. Du skal ikke vælge eller indtaste fakturanummer manuelt. Betalingsreferencen sættes som udgangspunkt til fakturanummeret.

4. Fakturadato og forfald beregnes automatisk
Fakturadatoen sættes til den aktuelle dato. Forfaldsdatoen beregnes ud fra ordrens betalingsbetingelser. Hvis der ikke står en særlig betalingsbetingelse på ordren, bruger ZYNK firmaets standard, som i systemet kan være for eksempel Netto 8 dage.

5. Kontrollér Fakturaoplysninger før afsendelse
På fakturaen finder du området Fakturaoplysninger. Kontrollér Fakturadato, Forfaldsdato, Betalingsbetingelser, Betalingsreference og eventuelle Bemærkninger. Ret oplysningerne hvis noget skal ændres, og klik Gem faktura.

6. Kontrollér Fakturalinjer og beløb
Nederst på fakturaen kan du se Fakturalinjer med beskrivelse, antal, pris, rabat og total. Øverst vises Total, Betalt, Restbeløb og Status. Brug disse oplysninger til at sikre, at fakturaen svarer til ordren.

7. Åbn PDF før du sender
Klik Åbn PDF for at kontrollere den kundevendte faktura. PDF'en bygger på de gemte faktura- og firmadata. Kontrollér især kunde, beløb, dato, forfald, betalingsoplysninger og de enkelte linjer.

8. Brug området Send faktura
På den åbne faktura findes et særskilt område med overskriften Send faktura. Modtageren hentes fra kundens e-mailadresse. Emnet udfyldes med fakturanummeret, og e-mailteksten indeholder som udgangspunkt fakturanummer og forfaldsdato.

9. Kontrollér Modtager, Emne og E-mailtekst
Inden du sender, kontrollerer du e-mailadressen og læser emne og tekst igennem. Du kan rette dem til den konkrete kunde. Faktura-PDF'en bliver vedhæftet automatisk ved afsendelse.

10. Klik Send faktura
Klik Send faktura, når alt er korrekt. ZYNK sender e-mailen med PDF vedhæftet og ændrer fakturaens status til Ikke betalt, når afsendelsen er lykkedes. Afsendelsen gemmes også i fakturahistorikken og på kundens aktivitetshistorik.

11. Send igen hvis kunden skal have en ny kopi
Når fakturaen allerede har været sendt, skifter knappen til Send igen. Brug den samme formular, hvis kunden skal have fakturaen tilsendt en ekstra gang.

12. Stripe-betalingslink kan følge med automatisk
Hvis firmaets Stripe-fakturabetaling er aktiv, og fakturaen stadig har et restbeløb, opretter ZYNK et Stripe Checkout-link ved afsendelsen og indsætter en Betal online-knap i e-mailen. Kunden kan dermed betale direkte fra fakturamailen. Hvis Stripe-linket ikke kan oprettes, sender ZYNK ikke fakturaen som om alt var i orden, men viser en fejl.

13. Status følger betaling og forfald
ZYNK bruger blandt andet statusserne Kladde, Ikke betalt, Delvist betalt, Betalt og Forfalden. En sendt faktura bliver automatisk Forfalden, hvis forfaldsdatoen er passeret og hele beløbet ikke er registreret som betalt. Ved delbetaling vises Delvist betalt, og når hele totalen er dækket, vises Betalt.

14. Registrér en manuel betaling når pengene er modtaget uden automatisk Stripe-registrering
Hvis betalingen for eksempel kommer via bankoverførsel, kan du bruge området Registrér betaling. Indtast Beløb, Betalingsdato, Betalingsmetode og eventuelt Reference og Bemærkning. Klik derefter Registrér betaling. ZYNK begrænser beløbet til det aktuelle restbeløb.

15. Vælg den rigtige betalingsmetode
De eksisterende valg er Bankoverførsel, Kort, Stripe, Kontant, Mobilbetaling og Andet. Vælg det, der svarer til den faktiske betaling, så betalingshistorikken bliver retvisende.

16. Kontrollér Betalingshistorik
Under Betalingshistorik kan du se dato, beløb, metode, reference og hvem der registrerede betalingen. Hvis en manuel betaling er registreret forkert, kan den slettes, hvorefter ZYNK beregner betalt beløb og status igen.

17. Brug Fakturahistorik til at se forløbet
Fakturahistorik viser de registrerede hændelser på fakturaen, for eksempel oprettelse, ændringer, afsendelse og betaling. Brug den til at se, hvad der er sket og hvornår.

18. Brug fakturaoversigten til debitorstyring
Går du tilbage til Fakturaer og debitorer, kan du søge på fakturanummer, ordre eller kunde og filtrere på status. Øverst kan du se Udestående, Forfalden saldo, Betalt denne måned og Faktureret i alt. Debitoroversigten viser kunder med åbne saldi og ældste forfald.

19. Kreditnota er et separat flow
Hvis en faktura skal krediteres, bruges Opret kreditnota på den åbne faktura. Det er ikke det samme som at registrere en betaling eller ændre fakturaen til Betalt.

Husk
En faktura skal først sendes, når ordregrundlag, linjer, total, forfald og betalingsoplysninger er kontrolleret. Registrér derefter betalinger korrekt, så Restbeløb, status og debitoroversigt altid viser den virkelige situation.

BRUG ZYNKS AI-HJÆLP OG SALGSINDSIGT

Formål
Denne guide giver dig et enkelt overblik over ZYNKs AI-værktøjer og viser, hvad de forskellige områder bruges til. Du behøver ikke bruge alle AI-funktioner. Hvilke sider du kan åbne, afhænger af din rolle og dine rettigheder.

1. Start med Dashboard til det daglige arbejde
Dashboard er den normale startside i ZYNK. Her ser du dagens arbejde. AI-værktøjerne er et supplement, som hjælper med analyse, prioritering, forslag og opfølgning.

2. Åbn AI-værktøjer
Klik på AI-værktøjer i menuen. Her er funktionerne samlet i områder som Dagligt arbejde, Salg og kunder og – for brugere med de nødvendige rettigheder – Automation og Administration.

3. Brug AI-overblik når du vil have det samlede billede
AI-overblik samler blandt andet dagens opgaver, møder, registrerede opkald, pipeline, omsætning og AI-prioriteringer. Området Det bør du fokusere på nu fremhæver aktive salgsmuligheder, som ZYNK vurderer kræver særlig opmærksomhed.

4. Brug Spørg ZYNK til at finde svar
På AI-overblik kan du skrive et spørgsmål i Spørg ZYNK. Brug det for eksempel til at finde relevant information i ZYNK eller få hjælp til at forstå, hvad du bør arbejde videre med.

5. Brug AI Command Center til konkrete kommandoer
AI Command Center kan forstå en arbejdsinstruktion og klargøre handlinger ud fra den. ZYNK viser en sikker forhåndsvisning og godkendelse, før handlingen gennemføres. En e-mail bliver ikke sendt automatisk bare fordi AI har klargjort den – den skal kontrolleres.

6. Brug AI Opfølgningsassistent til forslag, der afventer dig
AI Opfølgningsassistent samler AI-forslag til handlinger. Det kan blandt andet være mailudkast, CRM-notater, opgaver og pipelineændringer. Gennemgå forslaget og vælg Godkend eller Afvis. Ved fejl kan en relevant handling kunne forsøges igen.

7. Brug Sales Assistant til det konkrete salgsarbejde
Sales Assistant samler praktiske salgsopgaver og kan hjælpe dig med at handle direkte på dem. Afhængigt af den konkrete post kan du blandt andet afslutte eller flytte en opgave, håndtere et aftalt genopkald, afslutte tilbudsopfølgning eller oprette en opfølgningsopgave.

8. Brug Leadoverblik til aktive leads
Leadoverblik er beregnet til aktive leads og prospects. Her hjælper ZYNK med at prioritere næste handling og giver overblik over blandt andet manglende første kontakt, kolde leads, mødepotentiale, aktive salgsmuligheder og seneste aktivitet.

9. Brug Account Manager til eksisterende kunder
Account Manager er adskilt fra Leadoverblik og arbejder med nuværende kunder. Brug siden til at få et intelligent overblik over din kundeportefølje og se, hvilke kunder der kræver opmærksomhed.

10. Brug Forecast Engine til forventet salg
Forecast Engine bruger de eksisterende salgsmuligheder og deres data til at give et bedre billede af det forventede salg. Forecast bliver mest brugbart, når værdi, fase, sandsynlighed og forventet afslutning i pipelinen er holdt opdateret.

11. Brug Coach Pro til personlig salgscoaching
Coach Pro analyserer eksisterende CRM-data for den valgte bruger og giver coaching og fokuspunkter. AI-coachingen hentes i baggrunden, så siden kan åbne først. Når en ny coaching skal genereres, kan der derfor gå lidt tid, før AI-resultatet vises.

12. Brug Voice & Meeting AI til analyserede samtaler og møder
Voice & Meeting AI arbejder med samtale- og mødeanalyse. ZYNK kan blandt andet bruge optagelser og transskription som grundlag for analyse. På Møderesumé kan en mødeoptagelse transskriberes og bruges til at forudfylde et resumé, men du skal selv gennemgå og godkende indholdet, før de valgte CRM-handlinger gemmes.

13. Ledelsesværktøjer afhænger af din rolle
Administrator og salgschef kan have adgang til yderligere ledelsesfunktioner, for eksempel ledelsesoverblik, AI-ledelsesbrief, Business Health og Executive Intelligence. De bruges til at se performance, forecast, sundhed, risici og vigtige ledelsesprioriteter. Hvis du ikke kan se disse sider, er de ikke nødvendige for dit daglige arbejde.

14. Automation og AI-administration er ikke for alle brugere
Workflow Bibliotek, Workflow Control Center, Automation Engine, AI Status og AI Performance Center er administrationsværktøjer. De vises kun, når din rolle har den nødvendige adgang. Brug dem ikke som almindelige daglige arbejdsområder, medmindre du har ansvar for opsætning eller administration.

15. AI må ikke erstatte din egen kontrol
AI bruger de data, der findes i ZYNK, og kvaliteten afhænger derfor også af, at kunder, aktiviteter, opgaver, møder og pipeline er registreret korrekt. Kontrollér altid AI-genererede forslag, tekster og handlinger, før de bruges over for en kunde eller ændrer vigtige CRM-data.

16. Brug AI dér hvor det sparer arbejde eller giver bedre overblik
Du behøver ikke åbne alle AI-sider hver dag. Brug Dashboard til det normale arbejde og vælg det AI-værktøj, der hjælper med den konkrete opgave – for eksempel prioritering, opfølgning, coaching, leadarbejde, kundeoverblik eller samtaleanalyse.

Husk
ZYNKs AI er et hjælpemiddel oven på de almindelige CRM-data. Den bedste arbejdsgang er: registrér arbejdet korrekt, brug AI til at finde mønstre og forslag, kontrollér resultatet og godkend først derefter de handlinger, der skal udføres.

OPSÆT STRIPE TIL BETALING AF EGNE FAKTURAER

Formål
Denne guide viser, hvordan et firma forbinder sin egen Stripe-konto til ZYNK, så firmaets egne kunder kan betale fakturaer online. Denne Stripe-konto er helt separat fra ZYNKs Stripe-konto, som bruges til betaling af selve ZYNK-abonnementet.

1. Åbn Firma & Branding
Log ind som firmaadministrator og åbn Firma & Branding. Find området Stripe – betaling af egne fakturaer.

2. Brug virksomhedens egen Stripe-konto
Opsætningen skal bruge den Stripe-konto, som tilhører virksomheden. Betalinger fra virksomhedens fakturaer går dermed til virksomhedens egen Stripe-konto og bliver ikke blandet sammen med ZYNKs abonnementskonto.

3. Vælg Sandbox eller Live
Vælg Sandbox / Test, hvis du kun vil afprøve forbindelsen med Stripe-testnøgler. Vælg Live, når rigtige kunder skal kunne betale rigtige fakturaer. Live-nøgler og testnøgler må ikke blandes.

4. Aktivér Stripe
Sæt flueben i Aktivér Stripe. Stripe bruges først til fakturabetaling, når forbindelsen er aktiveret og de nødvendige nøgler er gemt.

5. Indsæt Publishable Key
Kopiér virksomhedens Publishable Key fra Stripe og indsæt den i feltet Publishable Key. Brug en testnøgle i Sandbox og en live-nøgle i Live.

6. Indsæt Secret Key
Kopiér virksomhedens Secret Key fra Stripe og indsæt den i feltet Secret Key. Secret Key gemmes krypteret i ZYNK og vises ikke igen. Hvis en nøgle allerede er gemt, skal feltet stå tomt for at beholde den eksisterende nøgle.

7. Opret webhook i Stripe
ZYNK viser en Webhook URL i Stripe-området. Kopiér præcis denne URL og opret den som webhook-destination i virksomhedens Stripe-konto. Webhooken bruges til automatisk at registrere gennemførte Stripe-betalinger på den rigtige faktura i ZYNK.

8. Indsæt Webhook Secret
Når du har kopieret ZYNKs viste webhook-adresse og oprettet den som endpoint/destination i virksomhedens egen Stripe-konto, viser Stripe et Webhook Secret / Signing secret for netop dette endpoint. Kopiér dette secret fra Stripe og indsæt det i feltet Webhook Secret i ZYNK. Det gemmes krypteret og vises ikke igen.

9. Gem Stripe-indstillinger
Klik Gem Stripe-indstillinger. Tomme nøglefelter sletter ikke allerede gemte nøgler. Kritiske Stripe-nøgler kan kun fjernes via den særskilte beskyttede slettefunktion med den krævede bekræftelsestekst.

10. Test Stripe-forbindelsen
Klik Test Stripe-forbindelse. Når opsætningen er korrekt, viser ZYNK, at Stripe-forbindelsen virker, sammen med Stripe-kontoens konto-ID og valuta. Hvis ZYNK viser, at nøglen ikke passer til tilstanden, skal du kontrollere, om Live/Sandbox svarer til den nøgle, du har indsat.

11. Send en faktura med online betaling
Når Stripe er aktiv for firmaet, kan ZYNK oprette et Stripe Checkout-link på en faktura med restbeløb. Ved afsendelse kan kunden få en Betal online-knap i fakturamailen og betale direkte via Stripe.

12. Betalingen registreres på den rigtige faktura
Når Stripe sender webhook-beskeden tilbage til ZYNK, registreres den gennemførte betaling automatisk på den faktura og det firma, betalingen tilhører. Fakturaens betalte beløb, restbeløb og status opdateres derefter.

13. Hold ZYNKs abonnement og firmaets fakturabetaling adskilt
Virksomhedens Stripe-opsætning bruges kun til virksomhedens egne fakturaer. Betaling af virksomhedens ZYNK-abonnement håndteres separat via ZYNKs centrale Stripe-konto.

Husk
Brug altid virksomhedens egen Stripe-konto til virksomhedens egne fakturabetalinger. Kontrollér især Live/Sandbox, Secret Key og Webhook Secret, og brug Test Stripe-forbindelse før den første rigtige faktura sendes med online betaling.